Betriebsprüfung und Steuerbescheid
Handwerksunternehmer sollten vorm Jahresende nochmals genau checken, ob in den Eingangsrechnungen alle Pflichtangaben enthalten sind – und zwar genauso wie es der Fiskus haben will. Bei Fehlern steht schnell der Vorsteuerabzug auf dem Spiel. Das zeigt ein Urteil des Finanzgerichtes Hamburg.
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Mahnung Muster(PDF, 91,13 kB)
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Rechnungen, Pflichtangaben(PDF, 106,28 kB)
Steuernummer, Rechnungsdatum, Lieferzeitpunkt: Der Fiskus erwartet auf jeder Rechnung einige Pflichtangaben. Diese regelt Paragraf 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes. Der Passus nennt zahlreiche Details, auf die es ankommt. An diese sollte sich der Aussteller halten, weil der Empfänger sonst Ärger mit dem Vorsteuerabzug bekommen kann. Im Gegenzug prüft jeder kluge Firmenchef sofort, ob bei Eingangsrechnungen alles berücksichtigt wurde. Die Angaben müssen vollständig und richtig sein, so steht es im Umsatzsteueranwendungserlass.
1. Das Zeitfenster für Rechnungen einhalten
Innerhalb von sechs Monaten ist eine Rechnung zu stellen, wenn es sich um einen Unternehmer handelt. Wer private beliefert, kann sich die Eile sparen – wobei betriebswirtschaftlich natürlich eine schnelle Fakturierung in jedem Fall angesagt ist. Falls es um Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten oder Fensterputzen geht, ist die Frist auch bei privaten Auftraggebern einzuhalten.
2. Plichtangaben für Vorsteuerabzug im Blick behalten
Wie schnell der Vorsteuerabzug gestrichen werden kann, zeigt ein Urteil des Finanzgerichtes Hamburg (Az: 2 K 214/16). Ein Unternehmer hatte mit Subunternehmern im Transport gearbeitet. In den Rechnungen war die Art der Lieferung mit "Tagestouren in Hamburg und Umland, pauschal" beschrieben. Der gesamte Monat als Lieferzeitpunkt. Das war den Mitarbeitern des Finanzamtes und auch den Richtern zu ungenau. Hier sollten die angefahrenen Orte, die ausgelieferten Waren sowie die Zeit und der genaue Termin der Leistung ausgewiesen werden. Im Einzelnen sind bei Rechnungen mit einem Bruttobetrag von mehr als 250 Euro folgende Angaben gefragt:
| Pflichtangaben | Erläuterungen zu den Pflichtangaben |
| Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. | Es reicht aus, wenn ein Postfach oder eine Großkundenadresse genannt sind. Ein c/o an die Adresse eines Dritten allerdings darf nicht sein. |
| Steuernummer oder Umzatzsteueridentifikationsnummer. Der Handwerkschef gibt seine Steuernummer – oder alternativ die USt-IdNr. an. Sie wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt. | Diese ist auch dann gefragt, wenn die Steuerschuldumkehr eintritt. Hier ist ergänzend die Umsatzsteuer-ID fällig. |
| Rechnungsdatum und fortlaufende Nummerierung sollen sicher stellen, dass die Rechnung eben nur einmal ausgestellt wurde. | Es passieren mitunter Fehler. Diese gehen nicht zu Lasten des Rechnungsempfängers. Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten. Es sei denn, der Leistungsempfänger hätte die Doppelung bemerken können. |
| Menge und Art der Leistung sind exakt zu beschreiben. | Pauschale Angaben wie Baubeschläge, Backwaren und Co reichen nicht aus. Eine Geräteidentifikationsnummer muss aber auch nicht angegeben sein. |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ist der Kalendermonat. | Bei Voraus- oder Anzahlungen kann die Angabe entfallen, wenn der Lieferzeitpunkt noch nicht klar ist. Es muss aber deutlich werden, dass sich die Rechnung auf die nicht erbrachte Leistung bezieht. |
| Skonti, Boni, Rabatte sind zu erläutern. Schließlich wird oft nicht von vornherein klar sein, welcher Betrag am Ende überwiesen wird. | Es genügen beispielsweise Hinweise wie "2 Prozent Skonto bei Zahlung..." oder "Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen". |
| Der Umsatzsteuersatz ist separat in der Rechnung auszuweisen. Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag dürfen nicht fehlen. | In der Regel sind 19 Prozent Umsatzsteuer zu berechnen. In einigen Handwerksbranchen bekanntlich nur 7 Prozent. |
3. Vereinfachte Anforderungen bei Kleinbetragsrechnungen
Einfacher wird es, wenn der Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt. Bei den so genannten Kleinbetragsrechnungen genügen der Name und die vollständige Anschrift des Handwerksunternehmens, das Datum, die Art und die Menge der Lieferung sowie der Betrag bzw. der Steuerbetrag und der jeweilige Steuersatz. Im Versandhandel gelten die Vereinfachungsregeln nicht.
4. Kleinunternehmer sollten auf Kleinunternehmerregelung hinweisen
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, weil sie nicht erhoben wird. Allerdings sind auch sie gehalten, die Pflichtangaben aufzuführen. Es sollte in der Rechnung darauf hingewiesen werden: "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz."