Zeiterfassung
Fast 130 Lösungen zur Arbeitszeitdokumentation sind in der Online-Marktübersicht mobile-zeiterfassung.info verzeichnet. Damit Handwerker das für ihre Firma am besten geeignete Werkzeug finden, empfiehlt Portalbetreiberin Ingrid Beckmann, die folgenden Punkte zu klären.
Worauf Sie bei der Systemauswahl achten sollten
Datenerfassung. Neben Arbeitsbeginn und Arbeitsende können die meisten Systeme auftragsbezogene Zeiten verarbeiten und Projekten zuordnen, häufig sogar differenziert nach noch kleinteiligeren Arbeitsschritten. Müssen branchentypische Besonderheiten (z. B. Baulöhne) berücksichtigt werden, fragen Sie gezielt nach Branchenlösungen.
Funktionsauswahl. Soll die Maschinennutzung mit dokumentiert werden? Möchten Sie zum Beispiel GPS- oder Wetterdaten speichern, die Reisekostenabrechnung oder das Führen von Fahrtenbüchern vereinfachen? Erstellen Sie ein Pflichtenheft.
Hardware. Das meistgenutzte Eingabegerät für unterwegs ist das Smartphone. Daneben gibt es eine Fülle weiterer Hardware, vom Tastenhandy über Notebooks bis hin zu Barcode-Scannern oder RFID-Transpondern für berührungslose Datenübertragung.
Datenverarbeitung. Nicht alle Zeiterfassungssysteme harmonieren mit jeder kaufmännischen Software. Die Komfortunterschiede reichen von „vollintegriert“ bis „reine Handarbeit“. Prüfen Sie Schnittstellen unbedingt vor dem Kauf! Achten Sie auch auf Datensicherheit des Anbieters!
Software-Installation. Sogenannte „Software-as-a-Service“-Systeme (SaS) arbeiten in der Regel auf Servern des Anbieters, wo meist auch die erhobenen Daten gespeichert werden. Vorteil: Sie brauchen sich als Kunde nicht um Updates, Wartungen oder Ähnliches zu kümmern. Die Bezahlung erfolgt meist in monatlichen Gebühren. Beim Lizenzmodell wird die Software auf Computern des Nutzers installiert, in der Regel gegen einen einmaligen Kaufpreis. Für das Aufspielen von Updates und die Datensicherheit ist der Kunde dann jedoch allein verantwortlich, was in der Praxis für Zusatzaufwand sorgt.