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Open Space und Multispace Büroplanung: Ruhe- und Rückzugsorte erhöhen Produktivität

Wie eine Studie der Harvard University zeigt, leiden in schlecht geplanten Großraumbüros Kreativität, Konzentration und Wohlbefinden der Mitarbeiter. Zudem stellt sich ein schleichender Kommunikationsverlust ein. So steigern Sie durch Ruhe- und Rückzugsorte die Motivation und Produktivität Ihres Büro-Teams.

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Ich bin ein Angestellter, holt mich hier raus. Die Metamorphose des Großraumbüros ist mit der Wandlung von der seelenlosen Tipp- und Rechenfabrik zur attraktiven Arbeitslandschaft nicht beendet. "Der Trend geht aus gutem Grund weiter weg vom Einzelbüro hin zu Gemeinschaftsflächen. Einige Studien zeigen jedoch, dass in schlecht geplanten Großraumbüros Kreativität, Konzentration, Kommunikation und Wohlbefinden leiden können", erklärt Timo Brehme, Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens CSMM mit Blick auf eine aktuelle Untersuchung der Harvard University.

Demnach können sich mit dem Wechsel in den Open Space direkte Gespräche unter den Mitarbeitern um rund 70 Prozent reduzieren. Parallel hatte in einem Fall die elektronische Kommunikation über Kanäle wie E-Mails und Messenger-Dienste um 20 bis 50 Prozent zugenommen. Folglich leidet die Produktivität. Damit Angestellte nicht sofort aus dem Großraumbüro zurück ins Einzelzimmer wollen, gibt es einiges zu beachten. Laut Experte Brehme entscheidet nicht nur die architektonische Planung über Erfolg und Misserfolg.

Open Space: Rückzugsinseln und Begegnungsorte schaffen

"Falsch ist, für ein Großraumbüro einfach die Wände herauszureißen. Fehlen Rückzugsräume, entwickeln Mitarbeiter mitunter Strategien und Abwehrreflexe, um der Überstimulation durch telefonierende Kollegen, Tastaturklackern oder Bürogänge zu entgehen. Ist das Großraumbüro von der Pike auf falsch geplant, lassen sich Mankos auch durch nachträgliche Lärmeindämmung oder Schönheitskorrekturen selten beheben. Gerade im Open Space braucht es ausreichend Platz für jeden Mitarbeiter, Rückzugsorte, Gemeinschaftsflächen, mobile IT-Technik und flexible Raumsysteme", erklärt Timo Brehme.

Wer Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte ausspart, reduziert, wie die Harvard-Studie zeigt, Teamarbeit und zwischenmenschliche Face-to-Face-Kommunikation – und erhöht die technische Verständigung via Mail und Messenger. Das wird auf Dauer unpersönlich und unproduktiv. Arbeitsabläufe sind dann gestört, die Kommunikation versiegt.

Change-Prozess: Mitarbeiter in Büroplanung miteinbeziehen

Schon in den Entscheidungsprozess für Großraumbüros sollten die Mitarbeiter einbezogen werden. Nichts ist schlimmer, als vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Lange vor baulichen Veränderungen sollte der Umzug ins neue Büro bei Kollegen und Führungsetage im Kopf beginnen. "Wenn die Entscheidung zum Großraumbüro von oben durchgesetzt wird, kommt es oft zu Problemen. Vom Einzelbüro in den Open Space ist es eine kulturelle 180-Grad-Wende."

CSMM rät, rechtzeitig gemeinsame Workshops mit den Mitarbeitern durchzuführen. Zudem sollte, sofern vorhanden, der Betriebsrat einbezogen werden. Zu Beginn sind die Bürotätigkeiten zu analysieren – um darauf eine funktionale Flächenplanung aufzusetzen. Dazu gehört die Analyse der Verkehrswege. Brehme warnt, die Flächenreduktion in den Mittelpunkt zu stellen. Die Flächenkennwerte haben sich laut CSMM von früher 30 Quadratmeter pro Mitarbeiter auf aktuell rund 20 Quadratmeter pro Mitarbeiter verringert, was durch die Digitalisierung möglich ist. Deutlich geringere Kennwerte hält der Experte für kritisch. "In einer offenen Bürolandschaft braucht es zusätzliche Mehrwert- und Kollaborationsflächen. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen."

Multispace: Raumgestaltung und Arbeitsorganisation sollten flexibel sein

Auch bei der Open-Space-Transformation verändern sich mit der Zeit die Ressourcenbedürfnisse. Unternehmen sollten wissen, dass der Umbau nicht der neue Status quo ist. Wichtig bleibt eine hohe Bandbreite an Raumoptionen, die von allen Mitarbeitern flexibel genutzt werden kann. Brehme: "Agile Arbeitsweisen und Arbeitsorganisationen wie Scrum brauchen agile Räume – und damit flexible Raumsysteme." Open Space heißt nach seinen Worten nicht, dass es keine Trennwände gibt. Im Gegenteil: Gefragt sind Flächenplanungen und Büromöbel, mit denen sich Räume schnell an die Ressourcenbedürfnisse anpassen lassen. "Wie sich die Teams abwechselnd zu kleinen und großen Funktionseinheiten zusammenfinden und verschiedenen Tätigkeiten nachgehen, müssen sich Flächen schnell verändern können."

Dazu gehört, die technische Infrastruktur bereitzustellen. "Wer ein längeres Telefonat führen möchte, braucht dafür heute Laptop und Schnurlostelefon, wenn andere Kollegen nicht gestört werden sollen. Ausschließlich stationärer Computer mit festem Telefonplatz im Großraum kann nicht funktionieren."

New Work: Rücksicht nehmen muss in den Köpfen der Mitarbeiter ankommen

Behalten Angestellte, die über Jahrzehnte in Einzelbüros gearbeitet haben, bestimmte Verhaltensweisen bei, sind Probleme programmiert. Großraum verlangt Rücksicht. Längere Telefonate oder Meetings am Arbeitsplatz stören die Konzentration. "Wir empfehlen, klare Regeln zum Umzug aufzustellen. Zudem sollten Angestellte immer wieder auf eigens geschaffene Funktionsflächen hingewiesen werden – falls diese nicht von selbst angenommen werden."

Brehme warnt davor, den Mitarbeiter selbst zum Sündenbock schlecht funktionierender Open Spaces zu machen. "Wer heute von Ablenkung spricht, sollte einen genauen Blick darauf werfen, wie sehr Apps und Gadgets den Konzentrationsfluss von Mitarbeitern stören. Der Kollege, der mal eben eine Frage hat, kommt deutlich seltener vor als eine aufblinkende Nachricht auf dem Smartphone oder eine Mailvorschau auf dem Rechner."

Über CSMM (conceptsued° + Modal M)

Mieter und Nutzer von Gewerbeimmobilien begleitet CSMM bei allen kreativen und rationalen Entscheidungen rund um das maßgeschneiderte Bürokonzept. Dazu zählen unter anderem die Beratung bei der Auswahl des Objektes, Organisationsanalysen, Arbeitsplatzstrategien, Um- und Einzug sowie die zukunftsfähige Neugestaltung des Arbeitsumfelds. Darüber hinaus begleiten die Experten auf Wunsch Change-Management-Prozesse. Für Entwickler, Vermieter und Eigentümer entwirft und steuert CSMM als Berater und Planer sämtliche baulichen und kommunikativen Prozesse für den Um-, Aus- oder Neubau von Gewerbeimmobilien. Dazu zählen Standortbewertung, architektonische Gesamtplanung und kreative Vermarktungsstrategien.

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