Digitale Belege
Viele Handwerksbetriebe lagern ihre Buchhaltung aus, um keine Fehler zu machen und sich Zeit zu sparen. Aber zahlt sich das wirklich aus?
Die Firma Lexware bietet eine spezielle Software für Handwerker, mit der man die Buchhaltung wieder schnell und einfach selbst erledigen kann.So verfügt die Software über die passenden Schnittstellen, um dem Steuerberater die für die Steuererklärung benötigten Daten unkompliziert zukommen zu lassen. Des Weiteren ist ein 3-stufiges Mahnwesen mit Verzugszinsenberechnung integriert und man kann sich per Klick zum Beispiel jederzeit seine Umsatzauswertung ansehen. Vor Bankgesprächen etwa können alle relevanten Daten mit wenigen Klicks grafisch aufbereitet werden und ermöglichen so eine anschauliche Präsentation.
Auf die Handwerksbranche zugeschnitten sind vor allem folgende Funktionen:
- Frei wählbare Alternativpositionen
- Kostenvoranschlag
- Aufmaß-Berechnung
- Verwaltung von Fremdleistungen und Geräten
- Verwaltung von Material und Standardleistungen
- Stücklistenfunktion
Anbindung an Microsoft Office
Die Software ist zudem an Microsoft Office angebunden und erleichtert so das Übertragen von Angaben. Im Komplettpaket ist darüber hinaus auch die Lohnabrechnung enthalten. Alle Daten werden hier monatlich automatisch übermittelt, sodass der Zeitaufwand extrem minimiert wird. Zudem können alle Daten auch per Smartphone, Laptop oder Tablet von unterwegs aus eingesehen werden, sodass man beispielsweise Fragen von Kunden direkt beantworten kann.
Ordnung im Papierchaos
Eine solche Software entbindet einen aber nicht von Aufbewahrungsfristen. Der Jahresabschluss etwa muss zehn Jahre aufbewahrt werden. Und natürlich müssen auch weiterhin Belege und Ähnliches fürs Finanzamt gesammelt und sortiert werden. Für eine funktionierende Buchhaltung sollten nicht zu viele Personen daran beteiligt sein, denn dann kommt es leichter zu Missverständnissen und am Ende will keiner die Schuld tragen, wenn es Probleme gibt. Außerdem ist ein gutes Ordnungssystem nötig, damit erst gar kein Papierberg entsteht, der mühsam abgearbeitet werden muss.
Lieferscheine, Rechnungen etc. benötigen alle einen festen Platz, wo sie direkt nach Erhalt abgeheftet werden können. Man sollte buchhalterische Aufgaben immer gleich erledigen und sich bei Fragen sofort informieren, damit es nicht eine Zeit lang falsch gemacht wird und man dann im Nachhinein alles wieder ändern muss.
Eigene Buchhaltung vs. Steuerberater
Selbst die Arbeit mit einer optimierten Steuersoftware stellt am Anfang eine kleine Herausforderung dar, bis man sich eingearbeitet hat. Deshalb kommt schnell die Frage auf, ob man die Buchhaltung nicht lieber an einen Steuerberater abgeben soll. Das ist aber sehr teuer. Oft kostet eine einzelne Buchung 1 Euro. Das summiert sich zu einem nicht zu verachtenden Kostenfaktor.
Auf der anderen Seite erhält man die Monatsauswertung vom Steuerberater zuweilen erst mit einigen Wochen Verspätung und kann so auf Veränderungen nur langsam reagieren. Die genannte Buchhaltungssoftware für Handwerker zeigt einem auf Wunsch aber zu jeder Zeit, wie der momentane Stand der Dinge ist. So ist leichter zu durchschauen, ob man im Rückstand ist oder ob es gerade gut läuft.
Ob man einen Steuerberater engagiert, muss so jeder Handwerksunternehmer selbst entscheiden. Gerade für die Übergangs- und Einarbeitungszeit sollte begleitend ein Steuerberater hinzugezogen werden, der die eigene Arbeit noch einmal auf Fehler und Verbesserungen überprüft.