Betriebsprüfung und Reisekosten
Unternehmer geraten schnell in den Verdacht der Steuerhinterziehung, wenn sie vom Finanzamt ins Visier genommen werden. Mit konsequentem Management lässt sich das Risiko minimieren.
Bei ihrer Buchhaltung leistet sich die Schreinerei Tenckhoff mit zehn Mitarbeitern in Düsseldorf keine Nachlässigkeiten. Das hat die letzte Betriebsprüfung Anfang dieses Jahres wieder bestätigt. „Es gab keine Beanstandungen, wir brauchten also keinen Cent nachzuzahlen“, sagt Firmenchef Willi Tenckhoff. Die Betriebsprüfung wurde allerdings auch in Kooperation mit dem Steuerberater akribisch vorbereitet. Der Experte hielt alle notwendigen Unterlagen parat. „Wenn der Betriebsprüfer eine Frage hatte, zog er direkt den richtigen Ordner aus dem Regal“, sagt Tenckhoff. Damit war dem Finanzbeamten schon klar, dass hier sorgfältig gearbeitet wurde.
Nullprüfungen sind selten
Sogenannte Nullprüfungen, bei denen es zu keinerlei Steuernachzahlungen kommt, sind selten. „In der Regel haben die Betriebsprüfer zumindest Kleinigkeiten zu beanstanden“, weiß Franz Plankermann, Steuerberater und 1. Vorsitzender des Steuerberaterverbands in Düsseldorf. Aktuell stehen Firmenchefs hier unter Druck. „Wir stellen fest, dass die Beamten gleich dazu übergehen, die Bußgeld- und Strafsachenstelle in Kenntnis zu setzen“, sagt Dr. Rolf Schwedhelm, Partner der Kanzlei Mack Streck Schwedhelm in Köln. Deshalb gilt es, Betriebsprüfungen jetzt noch besser vorzubereiten als bisher – um keinerlei Verdacht aufkommen zu lassen.
Besonderes Augenmerk legen die Fiskaldiener derzeit zum Beispiel auf eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Prinzipiell muss jeder buchführungspflichtige Unternehmer ein solches führen – ausgenommen sind nur Einnahmen-Überschuss-Rechner.
Akribisch das Kassenbuch führen
Die Vorgaben sind streng, lassen sich aber mit ein wenig Routine leicht einhalten. „Einträge dürfen nicht manipulierbar sein“, so Plankermann. Die Aufzeichnungen müssen klar, nachvollziehbar, vollständig und zeitnah zugeordnet sein. Ein Dritter – also der Betriebsprüfer – soll jederzeit in der Lage sein, den Soll-Bestand der Kasse entsprechend den Angaben im Kassenbuch mit dem ermittelten Ist-Bestand in der Kasse zu vergleichen. „Bar bezahlte Betriebsausgaben oder -einnahmen müssen also noch am selben Tag und nicht später eingetragen werden“, so Plankermann. Bei Handwerksunternehmern mit Ladengeschäft und Registrierkassen stellen die Betriebsprüfer auch immer wieder Fehler im Umgang mit den sogenannten Z-Bons fest. Hintergrund: Statt die Tageseinnahmen einzeln zu vermerken, dürfen die Unternehmen sie in einer Summe ins Kassenbuch übertragen. Das entspricht der gängigen Praxis. Dazu sind mittels einer sogenannten Z-Abfrage die in der Registrierkasse gespeicherten Umsätze und Daten auszudrucken. Diese Z-Bons sind aber vollständig und fortlaufend nummeriert aufzubewahren. Sie müssen darüber hinaus verschiedene Daten enthalten – zum Beispiel Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, aber auch Storno und Retouren. „Die Betriebsprüfer wollen Manipulationen ausschließen“, so Plankermann.
Buchungen innerhalb von Tagen
Dazu dienen auch die neuen Grundsätze zur elektronischen Buchführung und zum Datenzugriff (GoBD), die seit Jahresanfang in Kraft sind. Sie gelten auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner. In Stress geraten vor allem jene, die nicht mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Alle Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von acht bis zehn Tagen verbucht werden. Rechnungen und Belege können eingescannt werden – im Zweifel aber danach besser nicht wegwerfen, sondern aufbewahren. Wichtig ist, dass die elektronischen Daten nicht verändert werden können. „Werden die neuen GoBD nicht eingehalten, kann der Betriebsprüfer die gesamte Buchführung verwerfen und die Einnahmen bis zu zehn Prozent höher schätzen als in der Steuererklärung angegeben“, warnt Oliver Hubl, Partner der Kanzlei Hubl & Partner im rheinischen Alfter.
Deshalb kommt es darauf an, keine Zweifel aufkommen zu lassen. Clevere Unternehmer legen vor einer Betriebsprüfung alle relevanten und angeforderten Unterlagen parat (siehe „Prüfung durchspielen“). Der Finanzbeamte wird zum Beispiel Rechnungen aus den Vorjahren sehen wollen. Wichtig ist es, jede Word-Datei auch als PDF zu speichern, selbst wenn sie nicht elektronisch verschickt wird. Elektronische Rechnungen sind ohnehin in digitaler Form gesondert abzuspeichern und aufzubewahren (siehe Grafik). Ein Papierausdruck reicht nicht aus.
Rechnungen durchnummerieren
„Der Finanzbeamte wird prüfen, ob Rechnungen fortlaufend nummeriert sind“, erklärt Claudia Jaensch, Steuerberaterin von der ETL SteuerRecht Steuerberatungsgesellschaft in Berlin. Stornorechnungen oder nicht umgesetzte Angebote dürfen nicht fehlen. „Besondere Sorgfalt sollten Handwerkschefs auch auf Barzahlungsrechnungen bei Kundendiensteinsätzen und Reparaturen vor Ort legen“, so Jaensch. Auch diese müssen lückenlos sein. Vermutet der Prüfer, dass hier falsche Angaben gemacht wurden, droht im schlechtesten Fall ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung. Zumindest aber wird der Fiskaldiener die Einnahmen höher schätzen als angegeben.
Weiterer Prüfungsschwerpunkt: Die Finanzbeamten nehmen bei Handwerks-GmbHs akribisch den Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers unter die Lupe. Es gilt der Fremdvergleich. Das bedeutet: Die Konditionen sollten sich auf dem Niveau dessen bewegen, was Kollegen der Branche und Firmen ähnlicher Größe bekommen. „Die Finanzbeamten gehen andernfalls schnell von einer verdeckten Gewinnausschüttung aus. Es drohen hohe Steuernachzahlungen“, so Jaensch. Die Prüfer orientieren sich an Vergleichstabellen etwa der Unternehmensberatung Kienbaum oder des Verlagshauses BBE-Media. Abweichungen nach oben sollte der Unternehmer begründen können. Dabei geht es nicht nur um das monatliche Salär, sondern zum Beispiel auch um Tantiemen und Pensionszusagen. Es zählen die gesamten Bezüge. Clevere Unternehmer klären deshalb permanent mit ihrem Steuerberater vorab, wie viel sie sich genehmigen lassen dürfen – und wann es zu viel sein dürfte. Kurz vor der Betriebsprüfung lässt sich da nicht mehr viel machen. Wichtig ist auch, das Verhältnis der einzelnen Bezüge untereinander zu beachten. Tantiemeversprechen dürfen nicht mehr als die Hälfte des Gewinns ausmachen.
Genauso halten Einzelunternehmer ihre privaten Entnahmen am besten im üblichen Rahmen. Die Prüfer orientieren sich hier an Durchschnittswerten der jeweiligen Branche. Dazu liegen den Finanzbeamten ausführliche Tabellen zur Ertrags- und Gewinnsituation sowie zu den einzelnen Kostenpositionen vor. Die relevanten Daten finden Unternehmer auf der Internetseite www.bundesfinanzministerium.de unter dem Stichwort „Richtsatzsammlung“ – die Datei wird regelmäßig aktualisiert. Zu hohe Entnahmen können sogar eine Betriebsprüfung erst auslösen. Das gilt, falls den Sachbearbeitern bei der Prüfung der Steuererklärungen Zweifel kommen, ob die Angaben schlüssig sind. Dann kann unverhofft eine Betriebsprüfung folgen, selbst wenn die letzte Kontrolle eigentlich nur wenige Jahre zurücklag.
Reisekosten unter der Lupe
Betriebsprüfer zeigen sich zudem äußerst kritisch gegenüber Reiseabrechnungen. Sie wollen gesichert wissen, dass der Unternehmer private Anteile nicht geschäftlich abgerechnet hat. Wer etwa Messen besucht hat, erläutert den Tagesablauf detailliert. Auch die Auswärtstätigkeiten der Mitarbeiter stehen auf dem Plan. Der Finanzbeamte nimmt sich die steuerfrei erstatteten Reisekosten vor, vor allem die steuerfrei gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen. In der Regel ist dies allerdings eher ein Schwerpunkt jeder Lohnsteueraußenprüfung und weniger einer allgemeinen Betriebsprüfung.
Besonderes Augenmerk legen die Betriebsprüfer auch auf die Nutzung des Geschäftswagens, insbesondere die private Mitbenutzung der Mitarbeiter. Viele Handwerkschefs lassen ihre Angestellten ein sogenanntes Nutzungsverbot unterschreiben. Der Firmenchef braucht dann kein Fahrtenbuch zu führen, auch die pauschale Ein-Prozent-Methode kommt nicht zum Einsatz. Bei letzterer wird der geldwerte Vorteil für private Fahrten mit einem Prozent vom Bruttolistenpreis pro Monat versteuert. Der Unternehmer setzt alle Aufwendungen für den Wagen als Betriebsausgabe ab. Die Beamten erkennen solche Nutzungsverbote aber nicht immer an. Das gilt sogar, wenn sie sauber archiviert und vom Mitarbeiter eigenhändig unterschrieben wurden. Tipp: In solchen Fällen bitten Unternehmer die Angestellten am besten um eidesstattliche Versicherungen, dass sie die Wagen nur geschäftlich fahren und sich an das Nutzungsverbot halten.
Bei der Schreinerei Tenckhoff ist auch in puncto Firmenwagen bei der letzten Betriebsprüfung alles glatt gelaufen. Die Nutzung der Firmenwagen wird pauschal versteuert. „Da wir uns strikt an die Vorgaben des Finanzamts und unseres Steuerberaters halten, gab es auch hier keinerlei Probleme“, so Tenckhoff.