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Udo-Herrmann-Kolumne, Folge 15 Bestellprozess: Stress vermeiden mit Listen und einfachen Abläufen

In seiner Kolumne "Endlich alles im Lot! Mehr Freiraum und Erfolg durch bessere Organisation" gibt der Erfolgstrainer für Handwerksbetriebe, Udo Herrmann, monatlich Tipps, wie Sie Ihren Betrieb besser organisieren können. In der 15. Folge erklärt der Schreinermeister, wie er den Bestellprozess in seinem Unternehmen optimiert hat.

Themenseiten: TS Büroorganisation, TS Kolumne Udo Herrmann und TS Auftragsabwicklung

Weißt Du, wo das Abdeckvlies steht? Sag mal, waren da überhaupt noch mehrere Rollen da? Meinst Du, die im Büro haben schon nachbestellt? Seit 25 Minuten durchforsten zwei Gesellen das Lager. Hier war das schon mal gestanden. Ich schau mal drüben nach, vielleicht haben wir Glück!

Gestern hatte ein Kunde angerufen und ist total begeistert von dem sanierten Fischgrätparkett. „Ihre Mannschaft hat genau unseren Wunschfarbton getroffen! Aber bitte kommen Sie noch diese Woche zum Abdecken. Nächste Woche streichen die Maler Wände und Decken und mir ist es lieber Ihr Team schützt vorher den schönen Holzboden.“ „Klar machen wir das!“, haben wir sofort am Telefon versprochen. Morgen um 8 Uhr sind wir da. Normalerweise ja auch kein großer Aufwand, denn die Wohnung ist gleich um die Ecke und Abdeckmaterial haben wir immer in ausreichender Menge für mindestens 300 Quadratmeter vorrätig.

Sechs Rollen, 1 m x 50 m, Mindestlagerbestand haben wir stets da. Doch diesmal wurde nicht rechtzeitig nachgeordert. Nun ist guter Rat teuer. Wo kriegen wir auf die Schnelle das Material her? Kollegen anrufen, den Großhändler bitten eine Extra-Tour zu fahren oder selbst alles im Büro liegen und stehen lassen und die Ware irgendwo abholen. Diese Situation kennt jeder im Handwerksbetrieb. Suchzeiten, unnötige Wege, Rückfragen – das alles kostet Nerven und nicht selten den Ertrag bei einem Auftrag. Ganz abgesehen von dem hausgemachten Stress, der in dem beschriebenen Moment entsteht.

Einfache Abläufe verhindern Stress

Wie also lassen sich Geld und graue Haare sparen? Nachdem feste Lagerplätze für alle Materialien eingerichtet sind, werden Mindestlagerbestände festgelegt. Das heißt, es steht an dem Regalfach, der Gitterbox oder am Palettenplatz welche Menge dieses Artikels mindestens vorrätig sein muss. Wird durch Entnahme von einem Mitarbeiter diese Anzahl unterschritten, so wird das zur Neige gehende Produkt in eine Bestellliste eingetragen.

Bestellliste: Wichtige Schnittstelle für alle im Betrieb

Die Liste hat verschiedene Farben, welche die Bestellpriorität auf einen Blick erkennen lässt. In der Regel GRÜN, was bedeutet, dass der Artikel innerhalb von 14 Tagen bestellt wird. Das sollte auch der Normalfall sein, denn dann schlagen weder Mindermengenzuschläge noch Frachtkosten für Expresszustellung zu Buche. Für Produkte, die mit GELB markiert werden, löst das Büroteam die Bestellung innerhalb von fünf Tagen aus. Im beschriebenen Falle des fehlenden Abdeckvlieses ist Alarmstufe ROT. Jetzt erfolgt sofort die Beschaffung und es werden Zusatzkosten in Kauf genommen, um die Begeisterung des Kunden nicht zu gefährden.

Seit Einführung der Bestellliste, die an zentraler Stelle zwischen Büro und Lager auf einem Klemmbrett platziert ist, welches von jedem im Team genutzt werden kann, sind die Stresssituationen seltener geworden. Früher kam es auch vor, dass Dinge bestellt wurden, obwohl diese noch in irgendeiner Ecke in ausreichender Menge verstaubten. Die geschaffene Ordnung und Übersicht im Lager sorgt dafür, dass kaum noch Ware unnötig bestellt wird. So, nun aber los zum Kunden, durch das organisierte Lager sind die Vliesrollen in ausreichender Menge schon im Sprinter verladen. Statt Kosten für fast eine Stunde Suchen, bleibt jetzt bei dem Zusatzgeschäft ein guter Ertrag zu verzeichnen.

Ihr Udo Herrmann,

Schreinermeister und Erfolgstrainer für Handwerksbetriebe.

Udo Herrmann, Kolumne

Biografie:  
Udo Herrmann, hat mit 23 Jahren seine Meisterprüfung abgelegt und führt seit 18 Jahren das Handwerksunternehmen "Herrmann Parkett.Möbel.Räume." (
www.herrmann-parkett.de ) im unterfränkischen Bürgstadt, das mehrfach bundesweit ausgezeichnet wurde. Seit mehr als 10 Jahren ist er Vorstand einer Handwerkskooperation, die ganzheitliche Konzepte für Ihre Kunden entwickelt. Er hat das Erfolgskonzept für Handwerker entwickelt und eine Ausbildung zum 7 SUMMITS® Strategie Coach absolviert. Der Schreinermeister trainiert Selbstständige und Führungskräfte, als Coach begleitet er Handwerksbetriebe bei der Weiterentwicklung des Betriebes. 2016 ist sein Buch „Von Nichts Kommt Niemand“ erschienen, in dem er wertvolle Tipps zum Akquirieren und binden von Fachkräften im Handwerk gibt.

 

Im April 2018 erschien seine neue Buchveröffentlichung" Endlich alles im Lot: Das Profikonzept für mehr Freiraum und Erfolg im Handwerk " mit allen ausführlichen Leitfäden, Checklisten und Arbeitsanleitungen von Udo Herrmann.  Erhältlich im Holzmann-Medienshop .

Buch-Cover

Weitere Downloads zu diesem Artikel
  • Bestell-Liste (PDF, 72 kB)

    Im gesamten Lager ist kein Abdeckflies mehr zu finden. Dabei wird es für den nächsten Auftrag dringend benötig. Jetzt ist guter Rat teuer. Fehlende Materialen oder übervolle Lager führen oft zu Chaos mehr...

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