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Mitarbeiter-Vorteile Benefits: Mitarbeiter binden und Steuern sparen

Handwerksunternehmer binden und motivieren Mitarbeiter mit Leistungen, die steuerlich begünstigt sind. Gutscheine etwa sind momentan der Hit. Nur: Hier sind Neuregelungen zu berücksichtigen, sonst drohen Steuernachzahlungen.

Themenseite: Steuerstrategien

Der Corona-Bonus kommt in der Branche gut an, denn die Sonderzahlung muss nicht versteuert werden. „Wir haben Mitarbeitern, die sich in der Pandemie besonders eingebracht haben, die 1.500 Euro gezahlt“, erklärt Christoph Hatscher, Geschäftsführer der Bäckerei & Konditorei Hatscher GmbH & Co.KG in Stavenhagen/ Ostmecklenburg-Vorpommern. Das Unternehmen beschäftigt um die 100 Mitarbeiter und führt 16 Geschäftsstellen. „Wir bieten solche Extras gerne an, weil wir so mehr netto bieten können“, erklärt der Firmenchef. Die Fluktuation im Betrieb sei zurückgegangen. „Wir verzeichnen inzwischen eine längere Beschäftigungsdauer“, sagt Hatscher. Dazu tragen auch die Gutscheine bei, die er ausgibt. „Wenn wir sehen, dass ein Mitarbeiter zum Beispiel bei Krankheit eines Kollegen kurzfristig bereit ist, für ihn einzuspringen, oder bei Bedarf auch einmal länger bleiben kann, dann wissen wir das zu schätzen“, so der Bäckermeister.

Er setzt die Gutscheine gezielt ein, um zu motivieren. Hatscher arbeitet mit einem Dienstleister zusammen, sodass die Arbeitnehmer ihre Gutscheine flexibel einsetzen können – zum Beispiel in Geschäften oder Restaurants in der Region. „Im vergangenen Jahr gaben wir noch Benzingutscheine aus. Der formale Aufwand war recht hoch. Außerdem erschien den Mitarbeitern der Nutzen nicht so hoch, weil sie an die jeweilige Tankstelle gebunden waren“, erläutert Hatscher. Mit der neuen Lösung sind alle zufrieden.

Vorteile für beide Seiten

Steuerfreie Extras bieten beiden Seiten Vorteile. Deshalb verbreiten sich derzeit Benefit-Lösungen im Handwerk. Zwar sind Pakete wie bei Hatscher kein Standard. Aber das Interesse auch aufseiten der Unternehmen steigt. „Gutscheine sind beliebte Lösungen, um Mitarbeiter zu motivieren“, bestätigt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler in Berlin. Handwerksunternehmer müssen jetzt jedoch aufpassen: Zuletzt veröffentlichte das Bundesfinanzministerium ein neues ­Schreiben, das Sachleistungen von Geldleistungen abgrenzt. Ein sehr relevanter Unterschied: Für Sachleistungen gilt eine Freigrenze von derzeit 44 Euro im Monat. Benefits bis zu dieser Höhe bleiben abgabenfrei. „Wird dieser Betrag in einem Monat um nur einen Cent überschritten, fallen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge auf alle Leistungen an“, sagt ­Klocke. Steuerexperten weisen immer wieder darauf hin, dass es sich um eine monatliche Freigrenze handelt, die nicht auf das ganze Jahr hochgerechnet werden darf. Ab dem kommenden Jahr steigt der Betrag auf 50 Euro monatlich. Im Gegensatz dazu unterliegen sämtliche Geldleistungen wie regulärer Lohn der Sozialversicherung und der Steuer. Deshalb kommt es in der Lohnbuchhaltung darauf an, Extras regelkonform zu behandeln und richtig abzurechnen. „Andernfalls drohen hohe Nachzahlungen“, so Steuerexpertin Klocke.

Seit 2020 gilt die Neuregelung für Gutscheine, Geldkarten und zweckgebundene Geldleistungen. „Für 2021 besteht allerdings eine Übergangsregelung“, erklärt Klocke. Um den Kartenanbietern Zeit zur Umstellung zu geben, werden breiter einsetzbare „Open-Loop-Karten“ bis Ende 2021 weiter als Sachbezugskarten zugelassen.

Keine Bargeldauszahlung

Nach dem BMF-Schreiben (Aktenzeichen: IV C 5 – S 2334/19/10007:002) sind Prepaid-Karten oder Gutscheine anderer Art immer zusätzlich zum Gehalt auszugeben – Gehaltsumwandlung ist ausgeschlossen. Außerdem darf die Leistung nicht in bar auszahlbar sein. Der Bund der Steuerzahler erklärt das in seinem Servicematerial so: „Damit der Gutschein oder die Geldkarte beim Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bleibt, darf die Geldkarte keine Barauszahlungsfunktion haben und auch nicht über eine IBAN verfügen. Außerdem darf keine Überweisung – zum Beispiel PayPal – oder der Erwerb von Devisen möglich sein.“ Danach scheidet auch aus, die Karte als generelles Zahlungsinstrument zu verwenden. Das wäre eine steuerpflichtige Geldleistung.

Gutschein oder Karte dürfen künftig nur noch in sogenannten limitierten Netzen einsetzbar sein. „Dazu gehören zum Beispiel regionale City-Cards oder Gutscheine von Läden oder Handelsketten“, so Klocke. Auch dürfen sie für einen Online-Shop ausgegeben werden, wenn sie nur für dessen eigenes Sortiment verwendet werden können. Plattformen also sind nicht begünstigt, genauso wenig nachträgliche Kostenerstattungen. In dem Schreiben haben die Ministerialbeamten diverse Beispiele genannt, um die Differenzierung zu veranschaulichen.

Nach einer Studie der Beratungsgesellschaft Mercer vom vergangenen Jahr präferieren über 70 Prozent der Mitarbeitenden bei Benefits flexible Lösungen, die zu ihrer Lebenssituation passen. Deshalb stehen auch betriebliche Altersvorsorge und Weiterbildungen oben auf der Agenda – oder Sonderzahlungen zu ausgewählten Anlässen. Beispiel Corona-Bonus: Farb- und Raum-Gestalter Michael Waldinger im bayerischen Neufinsing zahlte ihn seinen 25 Mitarbeitern steuer- und abgabenfrei in Höhe von bis zu 1.500 Euro. „Wir honorieren damit die Leistung, die sie während dieser anstregenden Monate gebracht haben“, so der Chef.

Die Bundesregierung führte den Corona-Bonus im vergangenen Jahr ein, ursprünglich befristet bis Dezember 2020. Jüngst verlängerte sie die Möglichkeit der Auszahlung bis Ende März 2022. Unternehmer können diese Prämie also nachholen bzw. erstmals auszahlen, wenn sie ihre Mitarbeiter belohnen wollen. „Die Sonderzahlung muss zusätzlich zum Lohn anfallen, kann aber auch als Sachzuwendung erfolgen“, erklärt Hartmut Ruppricht, Präsident der Steuerberaterkammer Hessen und Partner der Kanzlei BBR Bourcarde Bernhardt Ruppricht & Partner. Darüber hinaus haben Unternehmer weitere Vorgaben und Aufzeichnungspflichten zu beachten. Etwa sollte ein Zusammenhang der Zahlung mit der COVID-Krise erkennbar sein. Ohnehin geplante Zuwendungen dürfen in der Regel nicht umgewandelt und als steuerfreier Bonus deklariert werden. „Im Lohnkonto wird der Bonus dokumentiert, er muss allerdings nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung auftauchen, da er nicht dem Progressionsvorbehalt unterliegt“, so Ruppricht. Die Auszahlung des Höchstbetrags von 1.500 Euro einmalig kann zudem in mehreren Raten erfolgen.

Bäckermeister Christoph Hatscher zahlt bei guten Ergebnissen Prämien. Geschenke zur Geburt oder zum Ruhestand bleiben in Höhe von bis zu 60 Euro pro Anlass abgabenfrei. Zweimal im Jahr lädt Hatscher die Mitarbeiter zu einer betrieblichen Feier ein. „An Weihnachten findet – außer im vergangenen Jahr – traditionell eine Feier in großer Runde statt. Im Sommer wird es beim Grillen eher ein kleinerer Kreis“, sagt er. Bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter dürfen Unternehmer zweimal im Jahr für ein solches Event steuerfrei ausgeben.

Waldinger in Neufinsing gibt Geschenke über eine Sachbezugskarte aus, die er mit dem Firmenlogo versieht. „Der Betrag wird darauf gebucht, der Mitarbeiter sucht sich sein Präsent selbst aus“, so Waldinger. Der Handwerksunternehmer setzt solche Leistungen gezielt ein: „Wir verzeichnen mit solchen Anreizen eine höhere Produktivität.“ Er gewährt zum Beispiel auch Erholungsbeihilfen in Höhe von 416 Euro, die der Betrieb pauschal mit 25 Prozent versteuert. Sozialversicherung fällt keine an. „Ausgewählte Mitarbeiter erhalten etwa einen Zuschuss für eine Internetnutzung, wobei wir auch hier pauschal versteuern“, so Waldinger.

Was bei Gutscheinen und Karten laufen kann

Mit dem neuen Erlass des Bundesfinanzministeriums besteht Klarheit, wann Sachleistungen vorliegen. Das Schreiben umfasst fast zehn Seiten. Dieser Überblick zeigt einen Auszug, was abgabenfrei bleibt.
  • Gutscheine und Karten von Einkaufs- und Dienstleistungsverbünden, die sich auf eine bestimmte inländische Region – etwa mehrere benachbarte Städte und Gemeinden im ländlichen Raum – erstrecken.
  • Gutscheine und Kundenkarten von einer bestimmten Ladenkette – einem bestimmten Aussteller – zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in den einzelnen Geschäften im Inland oder im Internetshop dieser Ladenkette mit einheitlichem Marktauftritt.
  • Wiederaufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel.
  • Shop-in-Shop-Lösungen mit Hauskarte.
  • Tankgutscheine oder -karten eines einzelnen Tankstellenbetreibers zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in seiner Tankstelle.
  • Gutscheine und Karten von einer bestimmten Tankstellenkette.
    Gut zu wissen:
    Ausgegebene Tankgutscheine oder -karten eines bestimmten Ausstellers berechtigen zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in den einzelnen T ankstellen mit einheitlichem Marktauftritt.
  • Jeder v om Arbeitgeber selbst ausgestellte Gutschein, wenn die Akzeptanzstellen aufgrund etwa eines Rahmenvertrags unmittelbar mit dem Arbeitgeber abrechnen.
  • Karten eines Online-Händlers, die nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus seiner eigenen Produktpalette (Verkauf und Versand durch den Online-Händler) berechtigen, nicht jedoch, wenn sie auch für Produkte von Fremdanbietern (Marketplace) einlösbar sind.
  • Centergutscheine oder Kundenkarten von Shopping-Centern, Malls und Outlet Villages.
  • „City-Cards“, also Stadtgutscheine.
  • Gutscheine oder Geldkarten begrenzt auf den Personennah- und -fernverkehr (etwa für Fahrberechtigungen, Zugrestaurant, Park&Ride-Parkgelegenheiten) einschließlich bestimmter Mobilitätsdienstleistungen wie die Nutzung von (Elektro-)Fahrrädern, Car-Sharing, E-Scootern.
  • Kraftstoffe, Ladestrom: „Alles, was das Auto bewegt.“
  • Fitnessleistungen für den Besuch der Trainingsstätten und zum Bezug der dort angebotenen Waren oder Dienstleistungen.
  • Streamingdienste für Film und Musik.
  • Zeitungen und Zeitschriften einschließlich Downloads.
  • Bücher, auch als Hörbücher oder Dateien, einschließlich Downloads.
  • Beautykarten, die die Behandlung der Person in Form von Hautpflege, Make-up, Frisur und dergleichen vorsehen.
  • Bekleidung, inklusive Schuhe und Accessoires. Gemeint sind Taschen, Schmuck, Kosmetika sowie Düfte. Hier geht es um alles, „was der Person dient“.

Wechselwillige Mitarbeiter: Mit Benefits halten Chefs sie an Bord

Fast jeder zweite Arbeitnehmer möchte in den nächsten sechs bis zwölf Monaten den Job wechseln, ergab eine aktuelle Studie des Softwareherstellers Personio. Chefs steuern gegen, indem sie Mitarbeitern etwa mit Benefits ihre Wertschätzung zeigen.

Top-5-Kündigungsgründe von Mitarbeitern
Kündigungsgründe Prozent
Fehlende Aufstiegsmöglichkeiten 30 %
Mangelnde Wertschätzung für die Arbeit 25 %
Schlechte Work-Life-Balance 24 %
Schlechtes Management 18 %
Kurzarbeit 17 %

Quelle: Personio.de; 2021

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