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Digitales Forderungsmanagement Automatisierte Mahnung: So gewinnen Betriebe Zeit – und Kunden

Unbezahlten Rechnungen hinterherzutelefonieren, ist für die Liquidität im Betrieb wichtig, aber im Arbeitslltag auch sehr zeitraubend. Digitales und automatisiertes Forderungsmanagement nimmt dem Handwerker diese lästige Arbeit ab – und beschert ihm bestenfalls gleich neue Aufträge.

Topic channels: TS Büroorganisation, TS Liquiditätsmanagement, TS Factoring, TS Forderungsmanagement und TS Digitalisierung

Seine Arbeit erledigen, und sich nebenher darum kümmern, dass sie vom Kunden entlohnt wird – das bringt gerade kleine Betriebe ins Straucheln. Der Handwerker muss den Auftraggeber an die Rechnung erinnern, erneut mahnen, was ihn nicht nur Zeit, Geld und Ärger kostet. Er benötigt auch ein gutes Händchen, das eigene Mahnmanagement zu führen. Oder eine Software, die diese lästige Arbeit abnimmt: völlig automatisiert.

Dazu rät Christian Leopold. Der Bonitäts- und Liquiditätsberater aus dem sächsischen Naunhof, hat sich darauf spezialisiert, den Handwerksbetrieben Lösungen aufzuzeigen, damit Chef und Mitarbeiter in Ruhe ihrem Handwerk nachgehen können. "Früher hat der Handwerker seine Rechnung nach Bedarf erstellt und dann persönlich übergeben oder in den Briefkasten eingeworfen ohne ein Zahlungsziel anzugeben." Wann der Kunde zahlt, ist dann Glückssache. Pech ist es fürs eigene Überleben, wenn Monate später immer noch kein Geld auf dem Konto ist.

Geld, Zeit und Manpower sparen

Heute dagegen gibt es eine Vielzahl von digitalen Lösungen, die dem Handwerker das Nachtelefonieren hinter Rechnungen abnehmen. Leopold arbeitet mit der Software der Deutschen Verrechnungsstelle (DV) mit Sitz in Frankfurt am Main. Um die Betriebe an das Webseitenhosting des Finanzdienstleistungsinstituts anzuschließen, verlangt Leopold eine einmalige Anschlussgebühr von 500 Euro, weitere Kosten werden nicht fällig. "Über die Lösung können Betriebe Geld, Zeit und Manpower sparen", sagt der Berater.

Das einzige was Betriebe tun müssen, ist die Rechnung samt einer verbindlichen Zahlungsfrist als PDF-Daten hochladen – und schon befindet sie sich mitten im automatisierten Prozess: Zunächst wird sie an den Kunden versendet, und kontrolliert, ob das Zahlungsziel eingehalten wird. Im negativen Fall erfolgen dann drei Mahnstufen inklusive der fälligen Gebühren für Posten wie Druck und Porto.

Mit Factoring die eigene Liquidität sichern

Das Gute daran: Der Prozess läuft zwar automatisiert, doch kann der Betrieb als Rechnungsteller jederzeit eingreifen. "Vielleicht will er ja nochmals mit dem Kunden sprechen und sich einigen, bevor es zum letzten Schritt, dem Inkasso, kommt", sagt Leopold. Auch Gutschriften oder Rabatte können ins System eingespeist werden. Solche kleinen Aufmerksamkeiten zahlen nebenbei auch auf die Kundenbindung ein. Übrigens ist es vollkommen egal, wo sich der Handwerker gerade aufhält, wenn er seine Rechnungen anmahnen lässt: Das DV-Forderungsmanagement funktioniert browserbasiert und kann daher über alle gängigen Endgeräte gesteuert werden.

Neben digitalem Rechnungsmanagement bietet das Finanzdienstleistungsinstitut kleinen und mittelständischen Unternehmen auch Factoring an. Über die Bonitätsermittlung erhalten Betriebe dort sofort ihre in Rechnung gestellte Summe. Sollte ein Kunde das Geld nicht fristgerecht bezahlen, ist nicht gleich ihre Liquidität in Gefahr. Zudem unterstützt das System Betriebschefs dabei, ihre Betriebsmittel immer im Blick zu behalten.

KI ermittelt den besten Kanal und die beste Zeit

Den Kunden mahnen, wenn er bereit zum Bezahlen ist – das Versprechen trägt Collect.AI im Namen. Das Hamburger Fintech bietet eine Software-Plattform für Rechnungen und Mahnwesen, das über Künstliche Intelligenz (englisch: Artificial Intelligence, kurz: AI) gesteuert wird. Um den in Zahlungsverzug geratenen Kunden zu mahnen, greift die KI auf verschiedene Kommunikationskanäle wie Whatsapp, SMS, Facebook Messenger, Email sowie Brief zurück. Damit will Geschäftsführer Thomas von Hake sicherstellen, dass der Kunde auf seinem präferierten Kanal erreicht wird. "Das steigert die Zahlungsbereitschaft beim Kunden maßgeblich", sagt er.

Dazu beiträgt, dass die Zahlungsaufforderung mit einem Bezahllink verknüpft ist: So kann der Kunde ohne zwischen Geräten zu wechseln, direkt begleichen. Beim Brief erleichtert ein QR-Code den Zugang zur angemahnten Rechnung. Bezahlt werden kann mit den gängigen Zahlungsarten, von klassischer Überweisung bis PayPal.

Weil die KI verschiedene Parameter variiert findet sie über die Zeit auch heraus, wann der günstigste Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme mit dem Kunden ist – und leitet daraus auch generelle Schlüsse ab. So kann es bei einigen Kunden besser sein, die Zahlungsaufforderung um 10 Uhr morgens statt um 18 Uhr abends zu senden."

Mahnen und zugleich die Kundenbindung stärken

Laut der EOS Studie Europäische Zahlungsgewohnheiten 2019 haben rund die Hälfte der säumigen Kunden die Bezahlung einfach vergessen. "Diese Kunden über digitale Kommunikationskanäle daran zu erinnern, senkt die Prozesskosten wie Druck und Porto, die üblicherweise fällig werden", erläutert von Hake die Vorteile seiner Software. Gesteigert wird indes der Cash-flow im Betrieb, der sein Geld schneller erhält.

Der fordernde Betrieb überführt die noch nicht beglichene Rechnung erst ins dann ins System, wenn die Zahlungsfrist verstrichen ist. Den Rest regelt Collect.AI für ihn – und das, wie von Hake verspricht, auf eine angenehme Art. "Kunden werden bei uns generell freundlich angesprochen." Zudem offeriert er eine ganz besondere Option, mit der Unternehmen und Betriebe die Kundenbindung und den Umsatz pro Kunden noch weiter erhöhen können: Nachdem der Säumige die Zahlungsforderung beglichen hat, erhält er eine Produktempfehlung, passend für ihn ausgesucht von der KI: Somit wird die Kundenbeziehung auch nach Rechnungsabschluss weitergeführt.

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  • Tipps Forderungsmanagement (PDF, 82 kB)

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