Büroorganisation | Ob Handytarife, Monatsabschluss oder Telefondienst: Wer solche Leistungen auslagert, kann Kosten sparen und sich besser auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
Auslagern spart Kosten
Obwohl sich Andreas Bürkle heute um die Handyverträge für seine Mitarbeiter oder Skonti auf seinen Lieferantenrechnungen nicht mehr kümmert, laufen diese Verwaltungsprozesse besser ab als früher. Der Grund: Vor knapp einem Jahr hat Bürkle, Chef der AWK Arbeits- und Wetterschutzkleidung in Fellbach, solche Bürotätigkeiten an einen externen Dienstleister ausgelagert – offensichtlich mit Erfolg.
„Die Kooperation hat damit begonnen, dass die Firma „System Integration“ einheitliche Handyverträge zu besseren Konditionen für unsere zehn Außendienstmitarbeiter ausgehandelt hat“, erzählt Bürkle vom Beginn der Zusammenarbeit mit dem Denkendorfer Dienstleister. Zusammengekommen waren beide Firmen aus dem Großraum Stuttgart über einen Elektrobetrieb, für den beide arbeiten. Bürkle ließ sich von Jürgen Eisele, Geschäftsführer von System Integration, dessen Angebot erklären und ging darauf ein.
„Solchen Kooperationen gehört die Zukunft,“ sagt Franz Falk, Geschäftsführer bei der Handwerkskammer Region Stuttgart für den Bereich Management und Technik. Hätten vor zehn Jahren vielleicht erst fünf Prozent aller 30 000 Betriebe in der Region Stuttgart kooperiert, liege deren Anteil mittlerweile bei 25 bis 30 Prozent. Das Gros der Engagements liege aber noch immer im gemeinsamen Einkauf, gefolgt von gemeinsamen Werbeauftritten und vereinzelt im Service aus einer Hand, bei dem sich Anbieter, vor allem bei Innenausbau oder in der Metallverarbeitung, zum Generalanbieter zusammenschließen.
Speziell für Handwerker
Kooperationen im Bereich von Bürotätigkeiten sind dagegen selten, obwohl sich zum Beispiel das Angebot von System Integration speziell an Handwerker richtet. „Vereinzelt ergänzen Buchhaltungsbüros ihren Service um eine Telefonzentrale für ihre Kunden“, so Geschäftsführer Falk, „aber die meisten Handwerker sehen fast ausschließlich die Kosten, aber nicht die Chancen, die ein solcher Service bieten kann.“ Deshalb entwickle sich dieser Markt noch so schleppend.
Auch beim Zentralverband des deutschen Handwerks sieht man solche Entwicklungen mit Interesse, weil der Markt reif sei, auch im Bereich der Büroorganisation zu kooperieren. „Die meisten Handwerkerchefs denken, mit Fax und Handy sind sie erreichbar genug, zumal ihr Büro geheime Kommandosache sei, die nicht delegierbar ist“, sagt Rolf Papenfuß, Referatsleiter Unternehmensführung und Beratung beim ZDH. Betriebsinhabern empfiehlt er, sich mit solchen Fragen zu beschäftigen und im Umfeld nach Anbietern umzuhören, um deren Angebot und Seriosität prüfen zu können.
Der Schwabe Bürkle hat dies getan. Mit dem Auftrag, günstigere Handytarife auszuhandeln, hatte er System Integration noch keine Interna preisgegeben, aber deren Leistungsfähigkeit geprüft. „Das spart mir seither monatlich 90 Euro, und mein Ansprechpartner ist das Denkendorfer Büro,“ so der Kaufmann, der weder Altverträge kündigen musste noch sich nun langfristig bindet. Nachdem diese Aktion so gut gelaufen sei, habe er dem Partner übertragen, auch die rund 110 Lieferantenrechnungen pro Monat zu begleichen.
Seither geht dieser Schriftverkehr direkt an die Denkendorfer Adresse, um einerseits Bürkle zu entlasten und andererseits keine Zeit zu verlieren, um Skontoabzüge in vollem Umfang zu nutzen. Mehr noch: Für seinen Kunden handelte System Integration nach und nach höhere Skonti, längere Zahlungsziele oder günstigere Rabatte und Lieferkonditionen aus. Nachdem Andreas Bürkle auch diese Leistung überzeugt hatte, übertrug er im dritten Schritt dem Partner auch die Rechnungsstellung für seine Kunden. Seither gehen monatlich 230 Rechnungen hinaus, mit deren Kontierung oder Mahnung sein Betrieb nichts mehr zu tun hat. Aktuell übertragen die Fellbacher den Denkendorfern die Lohnabrechnung für die 17 Mitarbeiter. Die Bürofrau, die bei Bürkle nach und nach in der Verwaltung nicht mehr genug zu tun hatte, wechselte schrittweise in Beratung und Verkauf der erklärungsbedürftigen Arbeitsschutz- und Berufskleidung sowie der Hautschutzmittel. Denn bei jährlich rund 15 Prozent Wachstum bleibt im Kerngeschäft, auf das sich der Anbieter nun voll konzentrieren kann, immer genug zu tun.
Hohe Kostentransparenz
Weil in der Verwaltung nun aber dieselbe Power herrscht wie im Verkauf, hat Bürkle seinen Monatsabschluss mittlerweile binnen zehn Tagen, was früher oft drei Monate dauerte. Sein Vorteil: Er hat nun eine viel höhere Kosten- und Ertragstransparenz in seinem Betrieb, eine höhere Liquidität, erkennt früher Trends und kann rascher auf Fehlentwicklungen reagieren.
Auf der Basis der Einblicke, die System Integration in die Buchhaltung seiner Kunden bekommt, schätzt Geschäftsführer Jürgen Eisele, dass er deren Liquidität um 50 Prozent verbessert und deren Erreichbarkeit auf 100 Prozent erhöht. Denn per Rufumleitung auf das Denkendorfer Büro ist der Handwerker von 7 bis 17 Uhr erreichbar. Moderne Kommunikationsmittel machen es möglich, dass sich die Mitarbeiterin sogar mit dem Namen des Unternehmens meldet.
Die Kosten für solche Serviceverträge sind natürlich unterschiedlich. Ein Beispiel: Werden pro Monat 60 Eingangsrechnungen und 40 Ausgangsrechnungen abgewickelt, kostet das um die 600 Euro.
Leonhard Fromm
reinhold.mulatz@handwerk-magazin.de