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Aufbewahrungspflicht: Kosten sparen mit System

Bei heutigen DMS gibt es zwei wesentliche Unterscheidungskriterien: Ist das DMS fest installiert oder kommt es aus der Cloud? Ist das DMS revisionssicher oder nicht? Beim ersten Merkmal geht es eher um eine Geschmacksfrage: Sowohl die Anbieter von Cloud-DMS als auch die auf hauseigenen Servern installierten Programme bürgen für maximale Sicherheit und Leistungsfähigkeit. Unterscheidungskriterium zwei ist wichtiger: Denn bei mangelnder Revisionssicherheit kann es zu Problemen bei der Betriebsprüfung kommen. Grundvoraussetzung für ein revisionssicheres DMS ist es, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

Jegliche Manipulationsmöglichkeiten an steuerrelevanten Dokumenten wie etwa Kassenabrechnungen sind auszuschließen. Korrekturen oder sonstige Änderungen werden protokolliert. Das heißt: Die Software erfüllt die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Auch die eingescannten Rechnungen speichert das DMS über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen elektronisch so ab, dass sie fälschungssicher permanent abgerufen werden können – selbst wenn sich die Technik in der Zwischenzeit geändert hat.

Die Revisionssicherheit gewährleisten viele DMS-Systeme (siehe Tabelle unten). Für alle gilt: erst testen, dann kaufen. Denn die Technik stellt klassische Papierabläufe im Betrieb auf den Kopf, zumindest dann, wenn man die Programme effizienzsteigernd einsetzen möchte. Von daher sollten sich Chefs mit den Benutzeroberflächen vertraut machen, bevor sie sich entscheiden. Das ist problemlos möglich, denn viele Hersteller bieten kostenlose Testphasen.

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