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Aufbewahrungspflicht: Kosten sparen mit System

Das Finanzamt will sechs Jahre lang Zugriff auf Belege und Rechnungen haben. handwerk magazin vergleicht die besten DMS-Systeme und erklärt, worauf bei der Auswahl zu achten ist.

Themenseiten: TS Digitale Belege archivieren und TS Zugferd

Ein Mausklick – und alle Rechnungen oder Belege sind sofort auffindbar: Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) machen‘s möglich. Sie dienen dazu, Dokumente datenbankgestützt zu verwalten. Ob eingescannte Papiere, E-Mails oder elektronisch erstellte Belege: Alle werden in elektronischer Form verschlagwortet. Im Grunde handelt es sich bei einem DMS um die Weiterentwicklung des klassischen Archivs. Da selbst bei kleinen Handwerksbetrieben immer mehr Schriftstücke – digital und analog – im Umlauf sind, lohnt die Anschaffung der Technik auch hier.

Die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung werden enorm vereinfacht. Eingehende Rechnungen auf Papier etwa scannt ein Mitarbeiter einmal ein. Anschließend können Kollegen und der Chef das Dokument elektronisch weiter verarbeiten und verbuchen. „Da ein DMS die zentrale Dokumenten-Ablage von allen Arbeitsplätzen aus organisiert, entfallen auch Nebentätigkeiten wie Kopieren und Abheften in verschiedenen Ordnern“, erläutert Christian Gördel von der Datev. Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version eines Dokuments.

Effizienter im Büro arbeiten

Das Unternehmen arbeitet automatisch mit wesentlich weniger Papier. „Dadurch lassen sich die Abläufe im Unternehmen überarbeiten und effizienter gestalten“, so Gördel. Immerhin werden allein die Kosten für die Ablage von Papierrechnungen hochgerechnet auf die gesamte Wirtschaft auf 3,2 Milliarden Euro beziffert.

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