Handwerksunternehmer sind verpflichtet, alle steuerrelevanten Unterlagen langfristig aufzubewahren. Das Finanzamt akzeptiert in vielen Fällen jetzt auch digitale Belege. Die Fiskaldiener wollen zum Papier- und Bürokratieabbau im Betrieb beitragen. Wichtige Details zur Archivierung.
Belege richtig aufbewahren
E-Mails. Die Abgabenordnung regelt, welche Unterlagen der Chef bei einer Betriebsprüfung parat haben muss. So sind zum Beispiel E-Mails mit Anhängen zu Handels- oder Geschäftsbriefen, Buchungsbelegen, sonstigen für die Steuer wichtigen Unterlagen sowie Bücher und Aufzeichnungen oder Jahresabschlüsse elektronisch zu speichern.
Rechnungen. Das Finanzamt akzeptiert inzwischen auch elektronische Rechnungen, die als PDF-Datei eingegangen sind. Sie müssen allerdings auf einem separaten Datenträger gespeichert werden. Sie brauchen keine digitale Signatur zu erhalten. Es genügt, dass sie vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar sowie maschinell lesbar bleiben. Elektronisch verschickte oder erhaltene Rechnungen dürfen nicht einfach ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden. Der Datenträger darf keine Änderung mehr zulassen. Wichtig: Falls die Rechnung als Anhang zu einer Mail verschickt wird, ist die elektronische Post komplett aufzubewahren.
Fristen. Die Datenträger sind in vielen Fällen zehn Jahre lang zu archivieren. Das gilt etwa für Rechnungen oder Buchungsbelege. Handels- oder Geschäft-sbriefe will der Fiskus sechs Jahre lang abrufen können.
Originale. Bisher hat die Finanzverwaltung nicht eindeutig Stellung bezogen, wie Firmenchefs mit eingescannten Belegen umgehen. Muss das Original in Papierform aufbewahrt werden? Experten gehen davon aus, dass eine Datei ausreichen sollte. Auf Nummer sicher gehen Firmenchefs, wenn sie das Original in einem Ordner vorhalten.