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Arbeitszimmer: Setzen Sie die Kosten richtig ab

Buchhaltung, Büroarbeiten, Bestellungen: Wahrscheinlich erledigen auch Sie viele Aufgaben von zu Hause aus. Doch bei den Kosten fürs Arbeitszimmer sagt der Fiskus oft nein. Wie Sie dann kontern.

Malermeister Jan Bauer in Niederkassel erledigt seine Büroarbeit komplett vom heimischen Arbeitszimmer aus. „Ein anderes Büro habe ich dafür nicht“, sagt der stellvertretende Obermeister der Innung Bonn-Rhein-Sieg. Die Aufwendungen für Einrichtung, laufende Nebenkosten bis hin zu einem Teil der Müllgebühren könnte er steuerlich geltend machen. Nach Absprache mit seinem Steuerberater hat er sich dagegen entschieden, weil sich seine Kosten in Grenzen halten. „Sollte es mehr werden, will ich die Chance vielleicht doch nutzen und Belege sammeln“, sagt der Handwerksunternehmer.

Das sollte sich für ihn wie für viele andere Handwerksunternehmer rentieren, selbst wenn sich Finanzbeamte beim Arbeitszimmer notorisch kritisch zeigen. „Sie vermuten gern einen Gestaltungsmissbrauch“, weiß Lothar Herrmann, Präsident der Steuerberaterkammer Hessen. Die Fiskaldiener unterstellen recht schnell, es ginge dem Handwerkschef weniger um die Sache als ums Steuernsparen. Deshalb haben bis heute immer wieder die Richter das letzte Wort, obwohl sich an der Rechtslage in den vergangenen Jahren wenig geändert hat (siehe „Neue Urteile“).

Der Bundesfinanzhof (BFH, GrS1/14) hatte jüngst zu entscheiden, ob sich die Kosten für den Arbeitsraum in den eigenen vier Wänden in einen privaten und einen beruflichen Part trennen lassen – ob der Handwerkschef oder ein mitarbeitender Angehöriger also in ihrer Steuererklärung einen beruflichen Anteil absetzen dürfen, wenn sie Bereiche des Zimmers auch privat nutzen. Die Richter senkten den Daumen: Die Aufwendungen für ein Arbeitszimmer könnten nur dann relevant sein, wenn das Zimmer nahezu ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird. Nahezu ausschließlich heißt für den Fiskus mindestens zu 90 Prozent. Raoul Riedlinger, promovierter Präsident der Bundessteuerberaterkammer, ärgert das strenge Urteil: „Die moderne Arbeitswelt erfordert ein hohes Maß an Flexibilität. Das spiegelt sich auch in entsprechenden Arbeitsplatzmodellen wider. Dieser Entwicklung hat der Bundesfinanzhof nicht Rechnung getragen.“ Der Unmut der Experten hilft den Steuerzahlern allerdings wenig.

Begrenzter Abzug

Clevere Betroffene schaffen einen abgeschlossen Raum im Haus, in dem es dann nur ums Geldverdienen geht. Wer sich im Flur oder im Schlafzimmer einen Schreibtisch reserviert, um abends noch Rechnungen zu schreiben, geht in puncto Arbeitszimmer beim Fiskus leer aus. Auch eine kleine, aber feine Ecke im Wohnzimmer reicht zum Steuernsparen nicht aus.

Weiteres Problem: Der Fiskus akzeptiert die Kosten für das Arbeitszimmer nur in besonderen Konstellationen. „Voll und ganz lassen sich die Aufwendungen geltend machen, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Betätigung des Steuerpflichtigen darstellt“, erklärt Herrmann. Nur: Genau dies ist bei Handwerkern eben nicht gegeben. Naturgemäß arbeiten Schreiner, Bäcker, Optiker oder Raumausstatter hauptsächlich in ihrer Werkstatt, im Geschäft oder vor Ort beim Kunden. Ohnehin gilt: Im Arbeitszimmer wird nach der Definition des Fiskus eher mit dem Kopf als mit den Händen gearbeitet. Insofern kann das Arbeitszimmer beim Handwerker quasi nie den Mittelpunkt seiner Tätigkeit bilden. „Ein eingeschränkter Kostenabzug kann gewährt werden, wenn für die jeweilige Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht“, so Hermann. Maximal können 1.250 Euro im Jahr dann abgesetzt werden. Typisches Beispiel: Die mitarbeitende Partnerin erledigt von daheim aus die ganze Buchhaltung, weil ihr im Betrieb kein eigener Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Oder der Handwerksunternehmer schreibt abends im Homeoffice seine Angebote, weil er als Einzelkämpfer der Baubranche kein externes Büro angemietet hat. „Wichtig ist es, entsprechende Belege über die entstandenen Kosten zu sammeln“, rät Herrmann. Mit diesen sowie mit Erläuterungen zur Nutzung hat der Steuerzahler die Nachweise in der Hand, falls der Fiskus kritisch reagiert.Wird das Arbeitszimmer anerkannt, akzeptiert der Fiskus anteilig die Miete, die Gebäude-AfA, mögliche Sonderabschreibungen oder Schuldzinsen. Genauso gewährt das Finanzamt einen Steuervorteil bei den Kosten für die Müllabfuhr, für Versicherungen oder auch Einrichtungsgegenstände. Großzügig: Arbeitsmittel – also Bürostuhl, Schreibtisch, Stift, Papier oder Drucker und PC – kann jeder Erwerbstätige unbegrenzt absetzen.

Neue Urteile: So entscheiden die Richter

Jedes Jahr gehen Steuerzahler gegen allzu rigorose Beamte vor und bekommen von den Gerichten hin und wieder sogar Recht.

Halbtagsjob reicht nicht
Löblich, wenn Unternehmer ihren alleinerziehenden Mitarbeitern unter die Arme greifen. Der Fiskus dagegen stellt sich stur. Falls eine Buchhalterin etwa halbe Tage in den Betrieb kommt und den Rest des Tages von daheim aus arbeitet, kann sie die Aufwendungen für den Arbeitsraum nur begrenzt bis zu 1.250 Euro absetzen. So bitter haben das die Richter des Finanzgerichtes Rheinland-Pfalz (3 K 1544/13) entschieden. Es stehe im Betrieb schließlich noch ein anderer Arbeitsplatz parat. Selbst schuld, wer diesen nicht nutzt und anderes vereinbart.

Poolarbeitsplatz zählt mit
Wenn sich mehrere Personen im Betrieb eine begrenzte Anzahl an Schreibtischen teilen, spricht der Fiskus von einem Poolarbeitsplatz. Dann kommt es darauf an: Soweit in der Firma zu wenige Schreibtische zur Verfügung stehen, kann der Mitarbeiter oder auch der Unternehmer sein Homeoffice steuerlich geltend machen (BFH, VI R 37/13).
Tipp: Auf Nummer sicher geht, wer eine Dokumentation für die Nutzung der Poolarbeitsplätze erstellt. Im Zweifel hat der Steuerzahler dann einen Nachweis in der Hand, um bei Bedarf Einspruch gegen einen ablehnenden Steuerbescheid einzulegen.

Esstisch nicht absetzbar
Im Büro wird zwar oft auch gegessen. Einen Esstisch mit Stühlen akzeptiert der Fiskus aber nicht, so entschied das Finanzgericht Rheinland-Pfalz erst im Januar dieses Jahres (6 K1996/14). Ein Bauleiter hatte geklagt.
Sein Argument: Er brauche den Esstisch, weil sein Schreibtisch für seine großen Architektenpläne zu klein sei und er mit seinen Kunden deshalb dort nichts besprechen könne. Das Möbelstück würde er nicht für privates Vergnügen nutzen – obwohl die Möbel sogar noch im Esszimmer des Selbstständigen standen.

Einnahmen als Voraussetzung
Ein Arbeitszimmer braucht nur derjenige, der auch arbeitet – der also Einnahmen damit erzielt. Der Bundesfinanzhof entscheidet dazu einen besonderen Fall (VIII R 34/14). Der Steuerzahler verwaltet in dem Raum nur seine Kapitalanlagen und seine Mietwohnungen. Ob das ausreicht, klären die Richter. Betroffene können sich an das Verfahren dranhängen, indem sie Einspruch einlegen und darauf verweisen.

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