Betriebsprüfung Bei der elektronischen Betriebsprüfung darf das Finanzamt auf bis zu zehn Jahre alte Belege zugreifen, auch auf längst vergessene E-Mails. Wie sich Betriebe darauf vorbereiten.
Achtung, Fiskus liest mit!
Mehr als 13000 Prüfer der Finanzämter nehmen Einblick in die gespeicherten Buchungsdaten der Betriebe. Dem Staat spülten sie zuletzt rund 20 Milliarden Euro Steuernachzahlungen der Firmen jährlich in die Kassen. Bewaffnet mit einem Laptop suchen sie nach Fehlern und werden meist schnell fündig.
Betroffen sind alle buchführungspflichtigen Betriebe, die ihre Daten mindestens sechs Jahre lang archivieren müssen (siehe „Aufbewahrungsfristen“, Seite 57). Jeder Betrieb sollte daher vor dem nächsten Besuch des Prüfers darauf achten, dass seine Daten nicht nur steuerlich in Ordnung, sondern auch korrekt gespeichert sind.
Meistens verlangt der Prüfer die CD oder DVD mit den Buchführungsdaten vor dem Termin und durchsucht sie vorab auf Schwachstellen. „Für die reguläre Steuerveranlagung“, so Thomas Küffner, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater sowie Rechtsanwalt in München und Landshut, „müssen die Betriebe die Daten nicht zur Verfügung stellen, wohl aber für die Prüfung.“
Kein Online-Zugriff
Nicht gestattet ist jedoch der Online-Zugriff auf die Unternehmensdaten. Dass Unternehmen grundsätzlich verpflichtet sind, ihre Steuererklärungen online abzugeben (Elster), ändert daran nichts. „Denn dies soll dem Fiskus keine offene Datenautobahn in die Firmen eröffnen, sondern lediglich die Steuerveranlagung beschleunigen“, beruhigt Bernhard Leibfried, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in Fellbach bei Stuttgart.
Welche Daten zu den steuerlich relevanten gehören, ist gesetzlich nicht abschließend festgelegt. Auf jeden Fall dazu gehören etwa Geschäftsbriefe, auch E-Mails. „Eine Archivierungslösung für E-Mails steht in der Praxis häufig im Gegensatz zur Popularität und Verbreitung von E-Mails“ weiß Rechtsanwalt Peer Lambertz aus Düsseldorf. „Die steuerrelevanten E-Mails einfach auszudrucken und abzuheften, reicht nicht aus“, warnt der Datenschutzexperte. „Ebenso wenig genügt es, die Mails im PDF-Format zu speichern, weil sich PDF-Dateien nicht maschinell lesen lassen.“ Vielmehr muss der Betrieb für die Betriebsprüfung alle Unterlagen in elektronischer Form archivieren und vorlegen können, die auch ursprünglich in elektronischer Form vorhanden waren.
Probelauf für die Prüfung
Grundsätzlich ist die elektronische Betriebsprüfung nicht zeitaufwendiger als die früher herkömmliche. Sie ermöglicht dem Beamten jedoch einen intensiveren und umfassenderen Abgleich der Daten. Zum Beispiel mit dem Chi-Quadrat-Test. Dieser ist der raffinierteste Teil in der Prüfersoftware Idea, weil er Häufungen von Ziffern, Begriffen und Zeichen auswertet, um nach Manipulationen in der Buchhaltung zu fahnden. „Bewiesen ist mit solch einem Fund noch nichts“, so Thomas Küffner, „doch der Ansatz einer tiefer gehenden Prüfung ist damit gegeben.“
Doch kein Betrieb ist der Betriebsprüfung mit ihren Tools wehrlos ausgesetzt. Hat das Finanzamt die Prüfung angeordnet und der Beamte seinen Besuch angekündigt, kann der Unternehmer zusammen mit seinem Steuerberater die elektronische Betriebsprüfung vorab im Probelauf simulieren. Auch wenn eine solche Vorprüfung keine 100-prozentige Sicherheit gewährt, schützt sich die Firma hierdurch doch vor allzu großen bösen Überraschungen und Steuernachzahlungen.
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