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Beiträge zur Berufsgenossenschaft Neuigkeiten zum digitalen Lohnnachweis

Seit 2017 wurde das Meldeverfahren der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) mit dem digitalen Lohnnachweis auf eine neue Basis gestellt. Im Kern hat die elektronische Übermittlung der Daten an die Berufsgenossenschaft gut funktioniert, Probleme gibt es jedoch bei der Zuordnung der Mitarbeiter zu den Gefahrtarifstellen.

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Zwei Jahre dauert die Übergangsphase, in der bereits der neue digitale Lohnnachweis zum Einsatz kommt, parallel jedoch auch der bekannte Entgeltnachweis genutzt wird. Ab dem Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, erklärt, was Handwerker jetzt beachten sollten.

Stammdatenabgleich durchführen

Auf dem Weg zum digitalen Lohnnachweis muss zunächst im sogenannten Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchgeführt werden, der sogenannte Stammdatenabgleich. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der eigentliche Datenabruf erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss jedoch aktiv durch den Nutzer oder die Nutzerin angestoßen werden. Dies konnte frühestens ab 1. Dezember 2016 geschehen.

Für den Stammdatenabgleich sind folgende Zugangsdaten erforderlich:
  • Betriebsnummer der BGW (Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege; gesetzliche Unfallversicherung): 15186676 
  • Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
  • PIN

Daten digital übermitteln

Im Anschluss an den Stammdatenabgleich mussten die Betriebe erstmals im ersten Quartal 2017 die Daten für das Beitragsjahr 2016 digital an die Berufsgenossenschaft übermitteln.Die Meldungen erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder einer von den Sozialversicherungsträgern zur Verfügung gestellten Ausfüllhilfe (wie zum Beispiel sv-net).

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Betriebsnummer der BGW: 15186676
  • Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
  • bezogen auf die Gefahrtarifstellen (Strukturschlüssel):
    - beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    - geleistete Arbeitsstunden
    - Anzahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

Gefahrtarife: Vorsicht bei Abrechnung über den Steuerberater

Nachdem die Meldungen für das Jahr 2016 nun abgeschlossen sind, zeigt sich laut DGUV, dass die Zuordnung der einzelnen Mitarbeiter zu den jeweiligen Gefahrtarfistellen in vielen Fällen fehlerhaft ist. Betroffen von der falschen Zuordnung Handwerksbetriebe, deren Mitarbeiter in unterschiedlichen Gefahrtarifstellen (Beispiel: Büro und Baustelle) eingestuft sind.

Ändert sich die Tätigkeit eines Mitarbeiters und damit auch sein Gefahrtarif im Jahresablauf, vergessen die Betriebe oft, diese Änderung ihrem Steuerberater mitzuteilen. Das tritt insbesondere in Fällen auf, in denen etwa der Steuerberater die Hilfsliste zur Berufsgenossenschaft oder die Unfallversicherungs-Meldeliste dem Betrieb zur Verfügung stellt, damit dieser die Meldungen zur Berufsgenossenschaft selbst durchführen kann. Oft wurden dann zwar vom Betrieb die Zuordnungen korrigiert, allerdings ohne dies dem Steuerberater mitzuteilen. Mit der Folge, das der Dienstleister jetzt, wo die Meldung quasi als Abfallprodukte aus dem Lohnabrechungsprogramm generiert und vom Steuerberater selbst an die DGUV übermittelt wird, eine Meldung aufgrund falscher Daten erstellt.

So verhindern Sie Fehler bei der Meldung

Für einen fehlerfreien Start des digitalen Lohnnachweises raten die Unfallversicherungsträger die jeweils aktuelle Veranlagung und die zutreffende Zuordnung der Beschäftigten zu den veranlagten Gefahrtarifstellen noch einmal zu überprüfen. Die folgende Vorgehensweise wird dabei empfohlen:

  1. Entgeltabrechnung vorbereiten. Bereiten Sie die Entgeltabrechnung am Anfang eines Jahres auf die Abgabe des digitalen Lohnnachweises vor, wenn Sie keinen Dienstleister dafür haben.
  2. Stammdaten abrufen. Rufen Sie die Stammdaten regelmäßig zu Beginn eines Meldejahres ab. Soll das der Steuerberater für Sie erledigen, händigen Sie ihm rechtzeitig die von der Berufsgenossenschaft an Sie übermittelten Zugangsdaten aus.
  3. Zuordnungen zu Gefahrentarifstellen überprüfen. Im Anschluss daran sollten Sie die Zuordnungen aller Beschäftigten zur jeweils einschlägigen Gefahrentarifstelle überprüfen und gegebenenfalls anpassen, so arbeitet der Steuerberater auch mit den aktuellen Daten. .
  4. Prüfung vor Abgabe der Meldung. Je häufiger sich in Ihrem Betrieb die Zuordnung der Mitarbeiter zu den Gefahrtarifstellen ändert, desto sinnvoller ist es, die erfassten Daten vor dem Absenden der Meldung noch einmal abschließend zu prüfen..

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