Finanzen -

Beiträge zur Berufsgenossenschaft Ab sofort: Lohnnachweis nur noch digital möglich

Seit 2017 wurde das Meldeverfahren der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) mit dem digitalen Lohnnachweis auf eine neue Basis gestellt. Ab dem Meldejahr 2018 können Arbeitgeber ihre Lohnsummen nur noch digital an die zuständige Berufsgenossenschaft melden.

Themenseite: Betriebsprüfung

Zwei Jahre dauerte die Übergangsphase, in der neben dem üblichen Entgeltnachweis auch der neue digitale Lohnnachweis zum Einsatz kam, ab nächstem Jahr können die Meldungen dann nur noch digital erfolgen. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, erklärt, was Handwerker jetzt beachten sollten.

Erster Schritt: Stammdatenabgleich durchführen

Auf dem Weg zum digitalen Lohnnachweis muss zunächst im Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchgeführt werden, der Stammdatenabgleich. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der eigentliche Datenabruf erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss jedoch aktiv durch den Nutzer oder die Nutzerin angestoßen werden. Dies ist für das Meldejahr 2018 seit dem 1. November 2018 möglich.

Für den Stammdatenabgleich sind folgende Zugangsdaten erforderlich:
  • Betriebsnummer der Berufsgenossenschaft (BG) 
  • Mitgliedsnummer bei der BG (zehnstellige Kundennummer)
  • PIN
Wichtig: Die Zugangsdaten zum Verfahren (einschließlich PIN) haben die Unternehmen bereits mit Einführung des neuen Meldeverfahrens schriftlich von der für sie zuständigen Berufsgenossenschaft erhalten. Liegt das Schreiben nicht vor, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre BG. Wurde das Unternehmen neu aufgenommen, erhält es die Zugangsdaten spätestens mit dem Veranlagungsbescheid.

Zweiter Schritt: bis 16. Februar 2019 die Daten digital übermitteln

Im Anschluss an den Stammdatenabgleich müssen die Betriebe bis zum 16. Februar ihre Lohnsummen digital an die Berufsgenossenschaft übermitteln. Die Meldungen erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder einer von den Sozialversicherungsträgern zur Verfügung gestellten Ausfüllhilfe (wie zum Beispiel sv-net.de).

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Betriebsnummer der BG
  • Mitgliedsnummer bei der BG (zehnstellige Kundennummer)
  • bezogen auf die Gefahrtarifstellen (Strukturschlüssel):
    - beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    - geleistete Arbeitsstunden
    - Anzahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

Gefahrtarife: Vorsicht bei Abrechnung über den Steuerberater

Bei den letzten Jahresmeldungen hat sich nach Auskunft der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) gezeigt, dass die Zuordnung der einzelnen Mitarbeiter zu den jeweiligen Gefahrtarfistellen in vielen Fällen fehlerhaft ist. Betroffen von der falschen Zuordnung sind Handwerksbetriebe, deren Mitarbeiter in unterschiedlichen Gefahrtarifstellen (Beispiel: Büro und Baustelle) eingestuft sind.

Ändert sich die Tätigkeit eines Mitarbeiters und damit auch sein Gefahrtarif im Jahresablauf, vergessen die Betriebe oft, diese Änderung ihrem Steuerberater mitzuteilen. Das tritt insbesondere in Fällen auf, in denen etwa der Steuerberater die Hilfsliste zur Berufsgenossenschaft oder die Unfallversicherungs-Meldeliste dem Betrieb zur Verfügung stellt, damit dieser die Meldungen zur Berufsgenossenschaft selbst durchführen kann. Oft wurden dann zwar vom Betrieb die Zuordnungen korrigiert, allerdings ohne dies dem Steuerberater mitzuteilen. Mit der Folge, das der Dienstleister jetzt, wo die Meldung quasi als Abfallprodukte aus dem Lohnabrechungsprogramm generiert und vom Steuerberater selbst an die DGUV übermittelt wird, eine Meldung aufgrund falscher Daten erstellt.

Checkliste: So verhindern Sie Fehler bei der Meldung

Für einen fehlerfreien Start des digitalen Lohnnachweises raten die Unfallversicherungsträger die jeweils aktuelle Veranlagung und die zutreffende Zuordnung der Beschäftigten zu den veranlagten Gefahrtarifstellen noch einmal zu überprüfen. Die folgende Vorgehensweise wird dabei empfohlen:

  1. Entgeltabrechnung vorbereiten. Bereiten Sie die Entgeltabrechnung am Anfang eines Jahres auf die Abgabe des digitalen Lohnnachweises vor, wenn Sie keinen Dienstleister dafür haben.
  2. Stammdaten abrufen. Rufen Sie die Stammdaten regelmäßig zu Beginn eines Meldejahres ab. Soll das der Steuerberater für Sie erledigen, händigen Sie ihm rechtzeitig die von der Berufsgenossenschaft an Sie übermittelten Zugangsdaten aus.
  3. Zuordnungen zu Gefahrentarifstellen überprüfen. Im Anschluss daran sollten Sie die Zuordnungen aller Beschäftigten zur jeweils einschlägigen Gefahrentarifstelle überprüfen und gegebenenfalls anpassen, so arbeitet der Steuerberater auch mit den aktuellen Daten. .
  4. Prüfung vor Abgabe der Meldung. Je häufiger sich in Ihrem Betrieb die Zuordnung der Mitarbeiter zu den Gefahrtarifstellen ändert, desto sinnvoller ist es, die erfassten Daten vor dem Absenden der Meldung noch einmal abschließend zu prüfen..

Verwandte Inhalte
© handwerk-magazin.de 2018 - Alle Rechte vorbehalten
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um diesen Artikel kommentieren zu können.
Login

* Pflichtfelder bitte ausfüllen