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Steuerstrategien So managen Sie Ihr Finanzamt

Frist versäumt? Gerade zu wenig Geld in der Kasse, um die Steuern zu bezahlen? Manchmal sind Sie auf die Gunst der Finanzbeamten angewiesen. Wie Sie ein gutes Verhältnis zum Fiskus aufbauen.

Themenseiten: TS Steuerstrategien und TS Steuerbescheid

So viel ist jedem Unternehmer klar: Nachlässigkeiten gegenüber dem Fiskus kommen teuer. Das Finanzamt kann schon nach wenigen Tagen Verspätungszuschläge berechnen, wenn Steuererklärungen nicht rechtzeitig abgegeben werden. Der Fiskus kassiert schnell Zinsen, falls die avisierten Vorauszahlungen nicht pünktlich beim Finanzamt eingehen.

Es ist eine hohe Kunst, gegenüber dem bürokratischen und gierigen Fiskus alles richtig zu machen. „Unwissenheit schützt gegenüber dem Finanzamt aber leider nicht vor Strafe“, weiß Axel Klomp, renommierter Steuerberater in Mönchengladbach und Vizevorsitzender des Steuerberaterverbandes Düsseldorf.

Hohe Nachzahlung bei vielen Betrieben

Das bestätigt die Statistik. Der Fiskus kassiert von Kleinstbetrieben rund 1 Milliarde Euro jedes Jahr nach, bei Großbetrieben sind es sogar 14 Milliarden Euro. Es werden tendenziell immer mehr Unternehmen vom Fiskus unter die Lupe genommen. Fast 14.000 Beamte schicken die Finanzämter dazu quer durch die Republik, um die Buchhaltung in den Betrieben zu prüfen. Kein Wunder, dass bei einer Befragung der Unternehmensberatung PwC rund die Hälfte der Betriebe angab, zumindest bis zu zehn Prozent Steuern nachgezahlt zu haben, nachdem der Betriebsprüfer ins Haus kam.

Unternehmer sollten sich das nicht gefallen lassen. Denn die Gerichte entscheiden durchaus häufiger zu ihren Gunsten. Das zeigen wiederum die Urteile des Bundesfinanzhofs. Rund jedes fünfte Verfahren endet positiv im Sinne der Steuerzahler. Bei den Revisionen, der wichtigsten Gruppe, waren es 2015 sogar 42 Prozent.

Unterm Strich verdeutlichen die Zahlen einmal mehr, wie wichtig es für den Unternehmer ist, zum einen einige Grundregeln im Umgang mit den Fiskaldienern zu beachten. Zum anderen aber auch seine Rechte zu kennen, falls es Probleme gibt. Der Knigge für die Kommunikation mit dem Finanzamt hilft dabei.

1) Den richtigen Ansprechpartner beim Finanzamt finden

Für Unternehmer muss es immer schnell gehen. Das weiß auch das Finanzamt. Der Mailverkehr mit den Behörden hat sich längst etabliert. Einfache Anfragen etwa zum Stand der Dinge bei der eigenen Erklärung können per Mail eingereicht werden. Das Bundesamt für Steuern in Bayern weist allerdings darauf hin: „Die zuständige Stelle kann Ihr Anliegen nur dann schnellstmöglich bearbeiten, wenn wir Sie möglichst eindeutig zuordnen können. Bitte geben Sie daher in Ihrer E-Mail Ihren Namen, Ihre Anschrift und möglichst auch Ihre Telefonnummer an.“ Nicht zu vergessen: die Steuernummer. Falls der Unternehmer keinen direkten Ansprechpartner im Finanzamt hat, sendet er die Mail an die allgemeine Posteingangsstelle. Wichtig: Das Finanzamt darf nur bei sehr allgemeinen Fragen auf dem elektronischen Weg antworten. So sieht es der Datenschutz vor.

Der Unternehmer kann die Beamten aber auch vor Ort besuchen oder telefonisch kontaktieren. "Bei generellen Fragen sind die Beamten sogar zur Auskunft verpflichtet. Sie geben allerdings keine Hinweise dazu, wie der Firmenchef Steuern sparen kann. Das wäre zu viel verlangt“, so Klomp.

2) Schnell reagieren, wenn Erklärungen nicht fristgerecht eingereicht wurden

Fristversäumnisse können vorkommen – dürfen aber nicht zur Regel werden. Der Unternehmer bekommt beim Fiskus direkt einen Malus, wenn etwa die Umsatzsteuervoranmeldung nicht rechtzeitig eingereicht wurde. Noch schlimmer, wenn der Handwerkschef die Zahlungsfrist versäumt. Firmen, die immer wieder verspätet zahlen, nimmt die Finanzverwaltung verstärkt ins Visier. Ganz abgesehen davon, dass Zuschläge fällig werden.

Überdies können notorische Verspätungen Anlass geben, ein steuerstrafrechtliches Ermittlungsverfahren einzuleiten – wegen sogenannter temporärer Steuerverkürzung oder -hinterziehung. Das gilt insbesondere für die Lohnsteuer und die Umsatzsteuer. Denn bei beiden handelt es sich um „fremde“ Steuern. „Deshalb sollten Unternehmer bei Fristversäumnissen unverzüglich reagieren und ihren Pflichten nachkommen“, so Klomp. Maximal drei Tage gewährt das Finanzamt Schonfrist für fällige Steuern.

3) Stundungsantrag stellen, wenn kein Geld in der Kasse ist

Wenn Unternehmer zu wenig flüssige Mittel haben, um fristgerecht ihre Schulden zu begleichen, können sie aber einen Antrag auf Stundung stellen. „Aussicht auf Erfolg hat das allerdings nur unter strengen Vorgaben“, erklärt Steuerberater Oliver Hubl in Alfter bei Bonn, der zahlreiche Handwerksunternehmer zu seinen Mandanten zählt. Die Ermessensspielräume der Beamten sind recht eng. Es muss für den Unternehmer eine „erhebliche Härte“ bedeuten, seine Steuern zu begleichen. Es müssen also schon besondere Gründe für den Liquiditätsengpass vorliegen.

Solange eine Bank noch Kredit gibt, springt das Finanzamt nicht in die Bresche. Fehlende Zahlungsfähigkeit, angespannte finanzielle Situation, schlechter Auftragseingang: Das alles wirkt für die Finanzbeamten als Begründung zu unbestimmt. Der Unternehmer legt deshalb vielmehr seine gesamten wirtschaftlichen Verhältnisse offen. Wichtig ist, dass er seinen Liquiditätsengpass nicht voraussehen konnte. Er sollte bereits Maßnahmen avisiert und eingeleitet haben, um seine Probleme zu lösen. Das Finanzamt erwartet eine Ertrags- und Liquiditätsplanung für die nächsten sechs Monate. Für eine Stundung werden Sicherheiten fällig, wie bei anderen Gläubigern auch.

4) Jeden Steuerbescheid prüfen

Wie viel Steuern zu zahlen sind, steht im Bescheid – deshalb sollten Unternehmer diesen nicht ungeprüft zur Seite legen. Wenn etwa Belege fehlen oder falls die Beamten bezweifeln, dass alle Angaben stimmen, steht dieser unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Er bleibt damit komplett offen. Der Fiskus kann innerhalb von vier Jahren noch Änderungen vornehmen – und Steuern nachfordern. Wer das vermeiden will, klärt die offenen Fragen frühzeitig, legt im Zweifel Einspruch ein.

Unternehmer Andreas Romanow, Malermeister in Gräfelfing bei München mit zehn Mitarbeitern, will diesen Stress nicht haben. Er erteilte daher seinem Steuerberater eine umfassende Vollmacht. „Wir haben deshalb im Prinzip keinerlei Kontakt mit dem Finanzamt“, so Romanow. Schon weil er sich bereits vor vielen Jahren dafür entschieden hat, die Buchhaltung komplett auszulagern. „Wir haben auch so genug zu tun. Ich will mir Luft für die eigentliche betriebliche Arbeit verschaffen und nicht durch die immer weiter ausufernde Bürokratie blockiert sein“, so Romanow. Weder muss er seine Steuerbescheide kontrollieren noch an Fristen denken. „Das läuft alles reibungslos und automatisch über den Steuerberater“, so Romanow. Eine sichere Strategie.

5) Erst einmal Einspruch einlegen

Das sollten Unternehmer oder ihr Steuerberater immer, wenn zum Beispiel Betriebsausgaben nicht anerkannt wurden. Die Frist für den Einspruch beträgt einen Monat. Es zählt das Datum des Steuerbescheides. Mustertext: „Hiermit lege ich gegen den Steuerbescheid vom ... Einspruch ein. Die entsprechende Begründung reiche ich nach.“ „Ein formloses Schreiben genügt, um die Frist zu wahren“, so Klomp. Die Begründung sollte im Anschluss wohlüberlegt sein – denn am Ende kommt es darauf an, dass der Finanzbeamte sie akzeptiert.

Der Einspruch kann per Mail eingelegt werden, falls auf dem Bescheid eine Adresse angegeben ist. Es ist nicht notwendig, ein Telefonat mit dem Beamten zu führen, um die Sachlage zu klären. Wer die Formalien einhält, hat gute Chancen, zu seinem Recht zu kommen. Zumeist kommen Steuerzahler mit ihren Einwänden durch.

6) Im Zweifel „Verbindliche Auskunft“ einholen

Unternehmer treffen mitunter Entscheidungen – ohne die steuerlichen Folgen für sie im Ganzen abschätzen zu können. Das kann beispielsweise bei Vermögensübertragungen schnell passieren. Der Handwerkschef kann dem Finanzamt den Fall schildern und fragen, wie der Beamte die Sachlage einschätzt. Nur: Auf die Antwort ist in der Regel rechtlich kein Verlass. Abhilfe schafft die sogenannte verbindliche Auskunft.

Das Finanzamt wird dafür allerdings Gebühren verlangen – abhängig vom Aufwand des Beamten sowie vom jeweiligen Gegenstandswert. Es gilt eine Bagatellgrenze von 200 Euro. Das heißt: Solange der Fiskaldiener höchstens zwei Stunden mit der verbindlichen Auskunft beschäftigt ist, kostet der Spaß nichts. Gleiches gilt, falls es um eine Investition in Höhe von bis zu 10.000 Euro geht.

7) Keine privaten Daten preisgeben

Steuerrelevante Unterlagen darf der Unternehmer gegenüber dem Fiskus nicht zurückhalten. Das betrifft etwa Rechnungen, Verträge oder Buchhaltungsunterlagen und alle steuerlich relevanten E-Mails. Belege für die privaten Werbungskosten oder Betriebsausgaben sind aufzubewahren und vorzulegen, wenn die Fiskaldiener diese sehen wollen. Führt der Unternehmer freiwillig Buch, etwa im Zusammenhang mit seiner Kasse, kann der Fiskus auch diese einfordern. Sobald es aber um private Details geht, die mit dem Fiskus nichts zu tun haben, sollte jeder Firmenchef den Beamten Paroli bieten.

8) Wenn es nicht mehr anders geht: Klage einreichen

Manchmal geht es nicht anders, als sich vor Gericht mit dem Finanzamt zu treffen. Das will allerdings gut überlegt sein: Denn wer Klage einreicht, muss Gebühren zahlen. Geht es um einen Steuerbetrag von 1.000 Euro, fallen schon 110 Euro an. Es besteht zwar vor dem Finanzgericht kein Vertretungszwang durch einen Steuerexperten, doch im Alleingang ist das Vorhaben zu gewagt. Mit jedem Klageverfahren ist das Risiko verbunden, auf den Kosten sitzen zu bleiben. Außerdem läuft die Sache in der Regel über mehrere Jahre.

Bloß: Nicht jeder Steuerberater ist versiert für ein Klageverfahren. Deshalb sollten Unternehmer sich nicht auf den Rat eines Einzelnen verlassen. Es kann sein, dass ein Experte den Erfolg eines Verfahrens nur deshalb anzweifelt, weil er selbst sich die Mühe einer Klage nicht machen will.

9) Widerstand schadet bei Verdacht auf Steuerhinterziehung

Eine höchst unangenehme Sache: Die Beamten kommen bei Verdacht auf Steuerhinterziehung in den Morgenstunden und durchsuchen die privaten oder auch die betrieblichen Räume. Dagegen kann sich der Unternehmer nicht wehren. Im Gegenteil: Widerstand schadet. Jetzt lautet die Devise: ruhig und freundlich bleiben. In einem solchen Fall sollte der Handwerkschef sofort mit seinem Steuerberater Kontakt aufnehmen. „Die Beamten müssen mit der Durchsuchung aber nicht warten, bis dieser da ist“, so Steuerberater Oliver Hubl. Es empfiehlt sich dennoch, darum zu bitten. Der Unternehmer sollte selbst keine Auskunft erteilen und auch keine Unterlagen freiwillig abgeben – nur gegen Beschlagnahme.

Das Problem: In den Verdacht einer Steuerhinterziehung kann jeder Firmenchef kommen. Zum Beispiel gehen bei den Finanzämtern anonyme Hinweise ein, denen Ermittlungen folgen. „Außerdem können Kontrollmitteilungen anderer Finanzämter ein Auslöser sein, falls die Beamten Unregelmäßigkeiten in der Steuererklärung feststellen“, weiß Hubl, der von betroffenen Mandanten berichten kann.

10) Big Deal mit dem Finanzamt aushandeln

Nachzahlung – die Unternehmer natürlich nicht akzeptieren wollen. Mitunter können Firmenchefs mit dem Fiskus verhandeln. Im Prinzip immer dann, wenn sich nicht mehr genau oder nur mit erheblichem Zeit- und Personalaufwand nachhalten lässt, wie genau der steuerliche Sachverhalt nun gewesen ist.

Beispiel: Ein Juwelier hat mit großer Sorgfalt seine Bücher geführt. Aufgrund eines Wasserschadens wurden relevante Unterlagen vernichtet. In solchen Fällen kann die sogenannte tatsächliche Verständigung ins Spiel kommen. „Diese dient dazu, sich mit dem Finanzamt zu einigen“, erklärt Hubl. Es geht dann etwa darum, gemeinsam fiktive Einnahmen festzulegen. „Man wird sich zum Beispiel an den Ergebnissen der Vorjahre orientieren können“, so Hubl.

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