Reisekosten
Weg zur Fortbildung, zum Kunden oder zum Postamt: Wenn Arbeitnehmer ihre private Monatskarte für den öffentlichen Nahverkehr betrieblich einsetzen, darf der Chef die Aufwendungen für das Ticket erstatten – unter bestimmten Bedingungen.
Die Kosten für Monatskarten summieren sich schnell auf mehrere hundert Euro im Jahr. Da kommt es Mitarbeitern gut zupass, wenn der Chef ihnen die Fahrkarte erstattet. Der Unternehmer darf dies steuerfrei, wenn der betreffende Arbeitnehmer sein privat gekauftes Ticket auch für betriebliche Zwecke nutzt (Runderlass EST.Nr. 353 der Senatsverwaltung Berlin).
Allerdings bedarf es ausreichender Nachweise. Die Finanzverwaltung sieht zwei Möglichkeiten vor. Entweder werden alle Fahrten erfasst – sowohl die privaten als auch die betrieblichen. Der Chef erstattet dann anteilig steuerfrei. Ein sehr aufwendiges und bürokratisches Verfahren, deshalb lässt der Fiskus eine Alternative zu. Nur die beruflichen Strecken werden exakt mit Datum, Anlass und Ziel vermerkt. Die ersparten Kosten für die Einzeltickets summiert die Firma dann monatlich und erstattet dem Arbeitnehmer den Betrag. Wichtig: Es darf höchstens der Preis für das Monatsticket gezahlt werden. Der Vorteil für den Arbeitnehmer ist also gedeckelt.
Hinweis: Zeigt sich der Unternehmer besonders großzügig und übernimmt das Monatsticket komplett, obwohl die gesamten Reisekosten niedriger sind, dann fällt auf die Differenz Lohnsteuer an.