Forderungsmanagement und Liquiditätsmanagement
Viele Handwerksbetriebe stehen vor dem Problem, dass Rechnungen offen bleiben. Das eigentliche Nadelöhr in der Verwaltung offener Posten ist und bleibt das Anmahnen säumiger Kunden. Hier den Überblick zu behalten, verschlingt viel Zeit und Geld. Die wichtigsten Fragen und Antworten.
Kein Handwerksbetrieb sollte auf ein systematisches Mahnwesen verzichten. Es erhöht die Liquidität und verbessert die Kommunikation mit den Kunden. Vor diesem Hintergrund kann es sinnvoll sein, den Mahnprozess auszulagern. Schon ab der 10. Rechnung pro Monat kann sich der Umstieg auf eine cloud-basierte automatisierte Softwarelösung lohnen.
Das bedeutet, dass die Software nicht im Betrieb installiert wird, sondern auf dem Server des Anbieters läuft und über das Internet zugänglich ist. Florian Kappert, Mitgründer der Online-Mahnungsplattform Bilendo erklärt, welche Probleme ein automatisiertes Mahnwesen lösen kann und wie man einen seriösen Anbieter findet.
Warum ist ein professionelles Mahnwesen für kleine und mittlere Betriebe so wichtig?
Bei kleinen und mittleren Betrieben summieren sich Zahlungsrückstände von Kunden und Geschäftspartnern schnell und können zu finanziellen Engpässen führen. Im schlimmsten Fall droht die Zahlungsunfähigkeit. Eine mögliche Stellschraube ist das Forderungsmanagement. Sind Mahnprozesse unstrukturiert, führt das dazu, dass das Mahnwesen nicht mit der nötigen Regelmäßigkeit durchgeführt wird.
Stellen wir uns zum Beispiel einen Maurerbetrieb vor. Häufig kümmert sich ein Familienmitglied am Wochenende quasi nebenbei um die Buchhaltung. Das ist ein enormer Verwaltungsakt. Alles muss akkurat geführt werden, sonst geht dem Betrieb bares Geld verloren: Wie ist der Stand, wer bekommt eine Mahnung und wie hoch ist der Betrag? Wer hat schon eine erhalten und wie ist es mit der Fälligkeit?
Die meisten Betriebe setzen eine Buchhaltungssoftware ein, hat man damit das Mahnwesen bereits automatisiert?
Nein. Automatisiert bedeutet in diesem Zusammenhang nicht, eine Buchhaltungssoftware einzusetzen, manuell oder halbautomatisch hunderte Posten abzugleichen und Mahnungsschreiben in Word-Textvorlagen auszudrucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zur Post zu bringen oder einzeln per E-Mail zu verschicken. Bei diesem weit verbreiteten Vorgehen ist der Aufwand hoch und Fehler sind vorprogrammiert.
Wie funktioniert ein automatisierter Prozess?
Ein automatisiertes Mahnwesen wickelt den gesamten Prozess vollautomatisch ab. Ein manueller Abgleich ist nicht mehr erforderlich und alle Arbeitsschritte nach der Rechnungsstellung bis zum Versand per E-Mail oder Brief laufen automatisiert. Die überwachende Funktion bleibt aber dennoch ein wesentlicher Bestandteil, denn ganz ohne Menschen geht es auch im Mahnwesen nicht: Der verantwortliche Mitarbeiter hat den vollständigen Überblick über alle Posten und Vorgänge und kann zu jedem Zeitpunkt an jeder Stelle des Prozesses eingreifen.
Schadet dieser Prozess nicht der Beziehung zum Kunden?
Nein, ein automatisiertes Mahnwesen garantiert den Überblick und gleichzeitig die individuelle Kommunikation mit jedem Kunden. Erreicht eine Zahlungsaufforderung einen langjährigen Bestandskunden zum falschen Zeitpunkt, kann dies die Kundenbeziehung ernsthaft gefährden. Beispielsweise dann, wenn die Leistung noch nicht vollständig erbracht oder aus Sicht des Kunden mangelhaft ist.
Im schlimmsten Fall mahnt man Kunden an, die schon gezahlt haben. Ein systematischer Mahnprozess, der stets alle Zahlungsstände und Posten im Blick hat, beugt hier vor. Automatisiert heißt hier auch, dass sich die Software um alle Fristen und Mahnstufen kümmert. Trotzdem kann der Buchhalter den Versandzeitpunkt verändern oder Anschreiben individuell an die eigenen Belange anpassen. Dies garantiert eine sensible Kommunikation mit säumigen Kunden.
Was sind die Mindestanforderungen an eine solche Software, worauf muss man achten?
Die Software sollte branchenunabhängig einsetzbar und in der Lage sein, automatisch den Überblick über alle offenen Posten zu behalten und sie zu verwalten. Darüber hinaus muss sich die Software an die gesetzlichen Regelungen zum Mahnwesen halten. Schließlich ist wichtig, dass die Software es ermöglicht, zu jedem Zeitpunkt in jeden Schritt des Prozesses einzugreifen und ihn bei Bedarf individuell zu gestalten.
Wie findet man einen seriösen Anbieter für automatisiertes Mahnwesen?
Ein Blick ins Impressum verrät, wer hinter dem Angebot steckt. Empfehlenswert ist ein deutsches Unternehmen. Der Datenschutz ist nur dann nach den strengen deutschen Richtlinien gewährleistet, wenn sämtliche Daten in deutschen Rechenzentren gespeichert sind. Unternehmen sind übrigens verpflichtet, Auskunft darüber zu geben, wo sie die Daten ihrer Kunden speichern. Bei der Auswahl des Anbieters hilft auch ein Blick auf klassische Referenzen, Informationen über Kooperationspartner sowie Kundenstimmen. So lässt sich leicht erkennen, wer sich bereits mit seinem Namen für den Anbieter verbürgt.
Genau hinschauen müssen die Betriebe, die viele Kunden im Ausland haben. Die gängigen Softwarelösungen sind beim Einsatz von Mehrsprachigkeit oft noch nicht überzeugend. Betriebe sollten daher genau prüfen, ob die Sprachen, die sie für ihre Kundenkommunikation benötigen, unterstützt werden.
Ist die technische Implementierung aufwändig?
Sofern die Softwarelösung sich als Ergänzung zu bestehenden Systemen integrieren lässt, müssen bestehende IT-Prozesse nicht angepasst werden. Am besten ruft man beim möglichen Anbieter im Vorfeld an und erkundigt sich nach den Voraussetzungen. In der Regel haben die Anbieter einen eigenen Support, der bei der Einrichtung unterstützt und mit Rat und Tat zur Seite steht.