Ersetzendes Scannen: Futter für den Reißwolf

Eine exklusive Umfrage von Datev und handwerk magazin zeigt, dass viele Firmen die Vorteile der digitalen Buchführung noch nicht ausreichend kennen. Dabei lässt sich damit viel Geld sparen.

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Handwerksunternehmer brauchen keine Aktenberge mehr im Keller anzuhäufen. Das Finanzamt akzeptiert es, wenn Belege einfach eingescannt und danach weggeworfen werden. Der Haken dabei: Die große Mehrheit der Mittelstandsunternehmer konnte bei einer Umfrage der Datev und handwerk magazin mit dem Begriff des sogenannten „Ersetzenden Scannens“ nichts anfangen. Erst 35 Prozent der Firmenchefs mit zwei bis zehn Beschäftigten haben davon gehört. Nur 11 Prozent wenden das Verfahren bisher an. 28 Prozent lehnen die Digitalisierung ab, weil sie einen zu hohen Aufwand für sich befürchten (siehe „Gibt es Gründe, die gegen das Einscannen sprechen?“). Dabei können Handwerksunternehmer mit dem sogenannten ersetzenden Scannen Geld und Zeit sparen.

Darum geht es: Das Finanzamt erlaubt es, zum Beispiel Papierrechnungen einzuscannen, elektronisch zu verarbeiten und anschließend in einem Dokumentenmanagementsystem zu archivieren. Gehen Unternehmer dabei nach den Vorgaben des Fiskus vor, dürfen sie die Papierbelege entsorgen. „Das Finanzamt will aber den gesamten Ablauf nachvollziehen können“, erklärt Oliver Berndt, Experte für Prozessoptimierung des Verbandes elektronische Rechnungen (VeR) in Berlin. Der Fiskus will sichergehen, dass während des Verfahrens von den Unternehmern keine Manipulationen vorgenommen werden können. „Angebote, Lieferscheine, Eingangs- und Ausgangsrechnungen bis hin zu Handelsbüchern oder eben Rechnungen – das alles darf gescannt werden“, so Berndt. Ausgeschlossen sind etwa Eröffnungsbilanzen oder Abschlüsse. „Das Finanzamt schreibt vor, dass jeder einzelne Schritt in der Verarbeitung zu dokumentieren ist“, erklärt Torsten Wunderlich, Leiter des Datev-Informationsbüros in Berlin. Der Handwerksunternehmer sollte festhalten, wer im Betrieb zum Einscannen berechtigt ist, wer die Dateien überprüft und wie das elektronische Dokument archiviert wird (siehe „Papierlos archivieren“).

Vorsicht ist geboten: Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. „In dieser Zeit ändern sich Programme und -versionen. Der Firmenchef muss dafür Sorge tragen, dass die jeweiligen Dateien jederzeit verfügbar und auswertbar sind“, so Wunderlich.

Steuerberater kann unterstützen

Auf der sicheren Seite sind Unternehmer, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, der Datev-Programme nutzt. Sie scannen ihre Dokumente einfach ein. Die rechtssichere Archivierung übernimmt die Datev. Das hat für die Firmenchefs den großen Vorteil, sich nicht selbst in die strengen Vorgaben des Finanzamts einarbeiten zu müssen.

Überdies erleichtert die Datev das Handling der Dateien. Hier kommt der Kostenspar-Effekt ins Spiel. Denn je mehr Schritte in der Kette nur noch per Mausklick erfolgen, desto mehr (Arbeits-)Zeit lässt sich durch das Ersetzende Scannen sparen. Im Idealfall laufen die Rechnungsprüfung, der Buchungssatz bis hin zur Archivierung nur noch elektronisch ab. Das Dokument wird ausschließlich mit der Maus angefasst.

Die von der Datev befragten Unternehmer sehen die Vorteile des Ersetzenden Scannens deshalb hauptsächlich darin, dass sie Personalkosten sparen können und die Effizienz der Arbeitsabläufe steigern. Im Idealfall speichert die Buchhaltung die Dateien in einem professionellen Dokumentenmanagementsystem. Dann reicht für die Recherche die Eingabe eines Stichwortes, um Dateien gleich zur Hand zu haben.

Damit ist der Einstieg in die vollelektronische Verarbeitung geschafft. „Großunternehmen nutzen bereits vielfach die Technik. Mittelfristig dürfte sie auch bei der Mehrheit der kleinen und mittleren Betriebe zum Einsatz kommen“, so Datev-Experte Wunderlich.

Papierlos archivieren: So gehen Sie vor:

Damit das Finanzamt am Ende keinen Stress macht, beachten kluge Unternehmer beim Archivieren von Belegen einige Regeln.

1. Papierrechnungen zum Beispiel dürfen weggeworfen werden, wenn sie eingescannt und der Prozess entsprechend dokumentiert wurde.

2. Der Firmenchef erstellt im ersten Schritt ­eine Anweisung für die Mitarbeiter, wie sie beim Scannen vorgehen. Er regelt, wer scannen darf und welche Papierdokumente danach in die Ablage P kommen.

3. Es gilt das Vier-Augen-Prinzip. Das gesamte Verfahren ist im Ablauf zu kontrollieren. Für das Finanzamt zählt, dass keine Manipulationen vorgenommen werden.

4. Grundlage sind die Grundsätze ordnungs­gemäßer Buchführung und Digitalisierung. Es zählen beispielsweise die Vollständigkeit der Dokumente, die Richtigkeit, die Unveränderbarkeit bis hin zur Vertraulichkeit und Integrität. Es sollte garantiert sein, dass nur die berechtigten Mitarbeiter jeweils Zugriff haben.