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Vorsicht Betriebsfeiern: Damit der Fiskus nicht auf Ihre Kosten feiert

Anfang des Jahres sind schärfere Regeln zur Absetzbarkeit von Betriebsveranstaltungen in Kraft getreten. Was Arbeitgeber bei Betriebsfesten wie der obligatorischen Weihnachtsfeier unbedingt wissen sollten.

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Ein Automobilzulieferer aus dem Rheinland ließ es krachen. Für das Sommerfest orderten die Verantwortlichen ein riesiges Zelt samt exklusivem Catering. Außerdem engagierten sie eine Live-Band sowie Animateure für die Kinder der Mitarbeiter. Kostenpunkt: rund 23 500 Euro für 348 Angestellte nebst Angehörige.

Und auch aus steuerlicher Sicht schien die Veranstaltung rundum gelungen. Schließlich lagen die Kosten pro Teilnehmer mit 67,56 Euro unterhalb der „Freigrenze“ von 110 Euro, sodass eigentlich keine „geldwerten Vorteile“ zu erwarten gewesen wären, die die Mitarbeiter versteuern müssen.

Doch die Finanzbeamten, die einige Jahre später zur Betriebsprüfung anrückten, sahen das anders: Die Mitarbeiter, die Ehepartner oder Kinder mitbrachten, müssten sich deren Kosten zurechnen lassen, meinten die Beamten. Damit ergebe sich bei einem Begleiter ein Vorteil von 135 Euro – womit die Freigrenze von 110 Euro überschritten und die gesamte Summe steuerpflichtig sei.

Spielregeln unbedingt berücksichtigen

Ein lukratives Geschäft für den Fiskus – wäre da nicht der Bundesfinanzhof (BFH) gewesen, der die Beamten 2013 in einem Grundsatzurteil ausbremste (Az.: VI R 7/11). Die Kosten, die auf Angehörige entfallen, hätten keinen „Entlohnungscharakter“ und dürften deshalb nicht als geldwerter Vorteil gewertet werden, stellten die obersten Finanzrichter klar.

Also alles gut? Leider nicht ganz. Denn zu Jahresbeginn hat der Gesetzgeber dieses und ein weiteres positives BFH-Urteil mit einem „Nicht-Anwendungsgesetz“ ausgehebelt und die Rechtslage völlig neu gestaltet. Unternehmen, die in diesem Jahr zu einer Betriebsveranstaltung laden – was bei vielen erstmals im Rahmen der anstehenden Weihnachtsfeier der Fall ist –, sollten deshalb unbedingt die neuen Spielregeln berücksichtigen.

Damoklesschwert entschärft, aber …

Verkauft haben die Großkoalitionäre die Gesetzesänderung freilich vor allem als Erleichterung – was zum Teil auch richtig ist. Schließlich wurde die „Freigrenze“ von 110 Euro in einen „Freibetrag“ in selber Höhe verwandelt.

Was nach Wortklauberei klingt, hat in der Praxis positive Folgen. Denn ein Überschreiten des Limits um auch nur einen Cent führt jetzt nicht mehr dazu, dass auf einen Schlag die gesamte Summe steuerpflichtig ist. „Dieses Damoklesschwert hat der Gesetzgeber deutlich entschärft“, sagt Andrea Pissarczyk, Steuerberaterin bei der Kanzlei Ecovis in München. Seit diesem Jahr sei nur noch der Betrag jenseits von 110 Euro steuerpflichtig. Allerdings hat es der Gesetzgeber leider nicht dabei belassen. Im Gegenzug wurden deutlich mehr Ausgaben im Zusammenhang mit Betriebsfeiern zu geldwerten Vorteilen erklärt, sodass die Hürde von 110 Euro neuerdings deutlich schneller überschritten wird.

Denn neben den Kosten, die auf Familienangehörige entfallen, zählen seit Jahresbeginn auch Ausgaben für den „äußeren Rahmen“ zu den geldwerten Vorteilen. „Das sind beispielsweise die Saalmiete oder das Honorar eines Event-Managers“, sagt Pissarczyk.

Auch diese Änderung hebelt ein BFH-Grundsatzurteil aus dem Jahr 2013 aus. Damals hatten die obersten Finanzrichter entschieden, dass nur „konsumierbare Leistungen“ wie Speisen und Getränke als geldwerte Vorteile zu werten sind (Az.: VI R 94/10).

Im Urteilsfall hatte ein Konzern zum 125-jährigen Firmenjubiläum ein Fußballstadion gemietet und rund 16 000 Mitarbeiter aus ganz Deutschland mit 153 Bussen und neun Sonderzügen rangekarrt. Nach Ansicht des BFH zählte die Stadionmiete von 121 299,93 Euro nicht zu den geldwerten Vorteilen, womit die Teilnehmer knapp unter die 110-Euro-Grenze rutschten.

Ein Ausweg bleibt!

Von weiteren Verschärfungen hat die Bundesregierung immerhin Abstand genommen. So gelten Fahrt- und Übernachtungskosten von Mitarbeitern, die von anderen Standorten zur Betriebsfeier anreisen, nicht als geldwerte Vorteile. Trotzdem werden viele Unternehmen bei den bevorstehenden Weihnachtsfeiern jenseits der 110-Euro-Hürde landen. Doch dann müssen Mitarbeiter nicht automatisch Sozialabgaben und Lohnsteuer zahlen – der Fiskus erlaubt eine 25-prozentige Pauschalversteuerung.

Pauschalversteuerung

Wem die ganze Rechnerei rund um die Freigrenze bei den Betriebsfeiern zu kompliziert ist, der versteuert die geldwerten Vorteile pauschal. Die Mitarbeiter sind dann aus dem Schneider. Sie müssen weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben zahlen. Und für Unternehmen ist das nicht viel teurer als die individuelle Versteuerung. Da keine Sozialabgaben anfallen, sparen sie schließlich den Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung, der in der Regel bei rund 20 Prozent liegt.

Das Finanzamt gewährt nur für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr den Freibetrag. Weitere Feiern führen vom ersten Euro an zu steuerpflichtigen geldwerten Vorteilen. Ausnahmen gelten lediglich für Führungskräfte wie Geschäftsführer oder Personalchefs, die häufig an Feiern sämtlicher Abteilungen teilnehmen.

Wenn Arbeitgeber keine Feier für die gesamte Belegschaft machen, sondern in Gruppen feiern, ist allerdings Vorsicht geboten: In solchen Fällen gibt’s den 110-Euro-Freibetrag nur, wenn die Feier sämtlichen Hierarchieebenen offensteht. Wenn Führungskräfte unter sich bleiben, liegt keine begünstigte Betriebsveranstaltung vor.

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