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Branchensoftware Alle Daten aus einer Hand

Mit der richtigen Software können Sie Planung und Abläufe verbessern. Doch die muss zu den Kernprozessen Ihres Gewerkes passen. Wir analysieren die wichtigsten Branchen­lösungen für SHK und Gebäudereinigung.

Themenseite: ERP – Enterprise Ressource Planning

Ein modularer Aufbau der Software ist besonders wichtig“, sagt Oliver Becker, Inhaber der Becker GmbH Sanitär und Heizungstechnik aus Langen im Rhein-Main-Gebiet. Der Betrieb weist eine lange Firmentradition auf. Seit über 83 Jahren steht er für Qualität und Beratung auf hohem Niveau. Um diese Anforderungen zu erfüllen, setzt Oliver Becker (Geschäftsführer in der vierten Genera tion) auf IT-gestützte Geschäftsabläufe. Und zwar seit mehr als zehn Jahren. Über Erfahrung mit Business-Software verfügt man in Langen also.

Der ERP-Markt wächst

Kurz „ERP“ nennt sich die moderne Geschäftssoftware, mit der sich die zentralen Abläufe von Unernehmen organisieren lassen. Die drei Buchstaben stehen für „Enterprise Ressource Planning“, was übersetzt so viel bedeutet wie Planung und Organisation der Mittel – oder eben Ressourcen – des Unternehmens. Wobei Ressourcen sowohl für die finanziellen Mittel als auch für die Stunden der Mitarbeiter und für Warenwirtschaft steht, also die eingesetzten Rohstoffe oder Komponenten und Bauteile.

Die Zahl der im deutschen Markt angebotenen ERP-Lösungen ist hoch: Rund 480 branchenneutrale ERP-Programme von weit über 300 verschiedenen Herstellern werden angeboten. Einer der umsatzstärksten Anbieter ist das Walldorfer Großunternehmen SAP, das mit ERP-Software für Industrie und Konzerne groß geworden ist. Mittlerweile bietet es mit dem Produkt „BusinessOne“ aber auch eine Lösung für den Mittelstand. Auch Microsoft und Oracle bieten ERP-Programme an. Hauptsächlich für die Industrie. Zu den Herstellern mit den meisten Kunden unter kleinen und mittleren Betrieben zählen Sage und Haufe-Lexware.

Hinzu kommt eine noch größere Anzahl sogenannter Branchenlösungen. Das sind ERP-Programme, weche die besonderen Anforderungen einer bestimmten Branche oder eines bestimmten Gewerks erfüllen. Große Software-Häuser lösen diese Anforderungen oft mit branchenspezifischen Plug-ins.

Dem gegenüber stehen etliche, oft kleinere Software-Hersteller, die eigene Branchenlösungen entwickelt haben. Darunter sind auch Handwerksbetriebe, die zunächst für sich selbst ein eigenes ERP-Programm auf Basis ihrer eigenen Anforderungen entwickelt haben und diese Software-Lösungen nun auch Richtung andere Betriebe des gleichen Gewerkes vermarkten.

Mehr als 620.000 Firmen setzen in Deutschland eine ERP-Lösung ein – und der Markt wächst weiter und wird immer unübersichtlicher. Aus diesem Grund analysiert handwerk magazin zusammen mit der Aachener Beratungsfirma Trovarit mit dieser Serie die Branchenlösungen von sieben großen Gewerken.

Seit mehr als zehn Jahren charakterisiert das Aachener Marktforschung- und Beratungsunternehmen Trovarit Geschäfts-Programme. Ein Netz aus Trovarit-Beratern unterstützt Firmen außerdem bei der Auswahl und Einführung von neuen Software-Lösungen. In Zusammenarbeit mit Trovarit analysiert handwerk magazin ab sofort für die wichtigsten Bereiche Überblicke und Vergleiche von handwerksrelevanter Business-Software. In diesem Beitrag stellen wir ERP-Lösungen für SHK-Betriebe sowie für Gebäudereiniger und Gebäudedienstleister (siehe Tabellen) vor. In unserer November-Ausgabe geben wir einen Marktüberblick und Produktvergleich für die Gewerke Maurer und Betonbauer, Maler und Lackierer sowie für Tischler. In der Dezember-Ausgabe analysieren wir dann Geschäftssoftware für Metallbauer und Elektro-Betriebe.

„Unser ERP-Programm unterstützt uns in allen kaufmännischen Aufgabenbereichen, beginnend bei der Angebots- und Auftragsabwicklung, über die Nachkalkulation sowie Kasse bis hin zum CRM (Kundenbeziehungsmanagement)“, resümiert Oliver Becker, „weiterhin erleichtert uns die zentrale Datenhaltung eine effiziente Arbeitsorganisation.“

ERP führt alle Daten zusammen

Sind alle Daten einmal im System erfasst, stehen sie für die gesamte Auftragsabwicklung zur Verfügung. Eine saubere Kalkulation ist im SHK-Handwerk das A und O. Alle Details zur Angebotskalkulation kann Oliver Becker bis ins Detail prüfen und ändern; so stimmt am Ende auch das Ergebnis. Zudem spielt im Betrieb die Verwaltung der Zugriffsrechte auf das Handwerkerprogramm eine wichtige Rolle. Da neben der Familie Becker in Stoßzeiten auch weitere Bürokräfte mit der Software arbeiten, ist unter anderem die Benutzerverwaltung im Einsatz. „In Zeiten mit hohem Auftragsbestand können wir die Organisation und Abwicklung der Aufträge ohne zusätzliche Unterstützung nicht im Sinne unserer Kunden durchführen. Hier arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen und versorgen uns mit zusätzlichen Bürokräften. Die Benutzerverwaltung erleichtert uns die eindeutige Rechtevergabe und somit den Zugriff pro Mitarbeiter“, beschreibt Oliver Becker.

Den Überblick behält Oliver Becker auch bei großen Bauprojekten. Die Projektakte führt alle Informationen sowie Dokumente an einer zentralen Stelle zusammen. Mit einem Mausklick kann sich Oliver Becker die Einzelheiten zum Projekt ansehen. „Ich behalte auch während der Projektabwicklung den Überblick. Bei Zwischenfragen reicht ein Blick in die Projektakte, und ich habe direkt die passende Information an der Hand“, schwärmt Oliver Becker.

Die Kasse kommt im Handwerksbetrieb ebenfalls zum Einsatz. Der Vorteil liegt in der Tiefenintegration – alle Stammdaten stehen auch in der Kassenlösung bereit. Zudem fließen alle Vorgänge aus der Kasse unmittelbar in die Datenbank zurück. Des Weiteren fördert die Schnittstellen-Offenheit einen direkten Zugang zu Lieferanten- und Herstellerportalen. Die einfache Ansprache direkt aus der Programmoberfläche von MOS’aik heraus unterstützt die Produktrecherche, Kalkulationen und Angebotserstellung. Der Preisabgleich und die Verfügbarkeitsprüfung der Waren finden in MOS‘aik unter einer Programmoberfläche statt. „Ein Baustein für Wirtschaftlichkeit und langfristigen Erfolg ist neben Qualität und guter Leistung der stetige Blick auf die Zahlen. So behalten wir den Überblick“, erzählt Oliver Becker. „Mit dem projektbegleitenden Controlling habe ich die Zahlen der Projekte immer im Blick. Läuft ein Auftrag aus dem Ruder, kann ich direkt eingreifen und gegensteuern“, beschreibt Oliver Becker.

Software als weiteres Werkzeug

Die Investition in seine Informationstechnologie vor Ort und regelmäßige Weiterbildungen sind ein notwendiges Muss laut Oliver Becker und zahlt sich langfristig für das Unternehmen aus. Er vertritt daher auch die Meinung: „Die Softwareinstallation sowie das hauseigene Netzwerk müssen sauber aufgesetzt sein und fortlaufend gepflegt werden. Ich sehe meine Software als weiteres Werkzeug, in dem Fall als mein kaufmännisches Werkzeug, um den Betrieb weiterhin erfolgreich führen zu können. Ich habe während meiner Meisterausbildung auch mit einem anderen Produkt gearbeitet. Mein MOS’aik möchte ich nicht mehr in der täglichen Büroarbeit missen.

Glossar ERP-Kriterien

Allgemeine Kriterien
  • Erstinstallation
    Liefert Anhaltspunkte zur funktionalen Reife einer Software. ­Allerdings lässt sich daraus nicht auf die Modernität einer Software schließen.
  • Anzahl Installationen
    Machen Verbreitung und Akzeptanz einer Software in ­ihrem Zielmarkt deutlich. Aber: Hoch spezialisierte (Branchen-)Lösungen haben naturgemäß einen deutlich kleineren Zielmarkt als Generalisten
Software-Module
  • Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen
    Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung sowie Kostenrechnung des Handwerksunternehmens, mit deren Hilfe der Ressourceneinsatz ermittelt und finanziell bewertet wird.
  • Lohn- & Gehaltsabrechnung
    Erfassung, Abrechnung und Buchung von Arbeitsentgelten, Abgaben und Steuern sowie Datenübermittlung (z. B. Sozialkassen).
  • Personalzeiterfassung (PZE)
    Erfassung und Verwaltung der Arbeitnehmer u.a. als Grundlage für die Lohn- & Gehaltsabrechnung.
  • Kaufmännische Auftragsabwicklung
    elementarer Bestandteil eines ERP-Systems und daher in der Übersichtstabelle nicht gesondert ausgewiesen. Alle dargestellten Lösungen verfügen darüber.
  • Vertriebsplanung & -steuerung
    Operative Aufgaben der Absatzplanung zur Planung und Steuerung des Ressourceneinsatzes im Vertrieb (z. B. Budgetierung, Personaleinsatzplanung).
  • Kontaktmanagement
    Anlegen und Pflege von Stammdaten und Kontakten mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern.
  • Kassensystem
    Einbindung von Peripheriegeräten oder -software in den Zahlungsverkehr (z. B. PC-basierte oder elektronische Registrierkasse).
  • Einkauf
    Teil der Warenwirtschaft, unterstützt die Lieferantenauswahl und die Verwaltung von Lieferantenrahmenaufträgen, die Bestellmengenermittlung, die Be­stellabwicklung und -überwachung sowie die Abwicklung der Fremdfertigung.
  • Bestandsführung
    Verwaltung der Bestände an Rohmaterialien, Handelswaren sowie Halb- und Fertigfabrikaten.
  • Projektmanagement
    Auftragsabwicklung in Branchen mit kundenindividuellen Auftragsstrukturen. Projektplanung und -steuerung inkl. Projektablauf (Projektphasen, Arbeitspakete, Meilensteine), Termine, Personaleinsatz und Budgets.
  • Dokumentenmanagement
    Datenbankgestützte, zentrale Verwaltung elektronischer Dokumente (z. B. Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Zeichnungen).
Technologie
  • Apps für Tablets/Smartphones
    Unterstützt Benutzung auf mobilen Endgeräten.
  • Branchenübliche Standards für den Datenaustausch
    Unterstützt branchenübliche Formate bzw. Standards (z. B. DATANORM, GAEB).
Preis- und Liefermodell
  • Preismodell
    Kauf der Nutzungsrechte („Klassische Lizenz“), Miete, Nutzung („Pay-per-Use“, z. B. je Datensatz für die monatliche Gehaltsabrechnung) oder kostenfreie Nutzung, bei der nur Dienstleistungen zur Implementierung, Schulung und Wartung bezahlt werden („Open Source“).


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